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En general, no tienen que cumplir los mismos criterios de elegibilidad que los postulantes o co-postulantes.
En principio, la ventaja de incluir asociados en una postulación es que demuestran que los postulantes tienen fuertes vínculos con los actores locales que tienen el potencial de reforzar la credibilidad o ampliar el alcance de una acción.
Sin embargo, el hecho de que estas organizaciones no puedan recibir financiamiento para proyectos significa, por lo general, que este estatus sólo interesa a las instituciones financiadas por el Estado o a las organizaciones que se benefician de otros programas de subvenciones en la misma área temática.
La definición de la UE sobre los asociados es imprecisa. Los asociados son organizaciones o personas que "desempeñan un papel real en la acción, pero no pueden recibir financiamiento de la subvención, a excepción de los viáticos o los gastos de viaje".
El donante suele denominarse Autoridad Contratante, que es responsable de desembolsar el financiamiento y de garantizar la adecuada rendición de cuentas durante el ciclo de vida del proyecto.
Es probable que los proyectos financiados por varios donantes sigan teniendo un financiador principal que exija el cumplimiento de un conjunto de normas específicas para garantizar una gestión y una rendición de cuentas adecuadas.
Algunos donantes, sobre todo la UE, piden que se cree un Comité Directivo al inicio del proyecto. La función del Comité es supervisar y asesorar estratégicamente a las organizaciones ejecutoras. Suele incluir representantes de los principales grupos beneficiarios, además de la Autoridad Contratante y los socios del consorcio.
Un consorcio está formado por un socio principal y varios socios menores, aunque el contrato suele firmarse únicamente entre el socio principal y la Autoridad Contratante.
Los donantes fomentan las postulaciones de los consorcios formados para los fines del contrato.
En algunos casos, los demás socios pueden ser "responsables solidarios", lo que significa que la responsabilidad de la entrega recae por igual en los miembros del consorcio.
El valor de un enfoque basado en un consorcio es que reúne a organizaciones con habilidades y experiencia complementarias, garantizando así que las corrientes de trabajo clave se beneficien de la experiencia y la credibilidad de cada miembro en el área temática en cuestión.
Los programas de subvenciones de la UE califican de co-postulantes a las organizaciones que no son el socio principal. Deben cumplir los criterios de elegibilidad que rigen para los postulantes principales, aunque pueden añadirse criterios adicionales.
En el caso del proceso de solicitud, esto suele significar que tienen que encargar al socio principal que actúe en su nombre.
A efectos de la ejecución, los co-postulantes suelen firmar un acuerdo jurídicamente vinculante con el socio principal que estipula su función y asignación presupuestaria, al tiempo que refleja las obligaciones contractuales entre el socio principal y la Autoridad Contratante.
Las directrices de la UE entran en detalle sobre las entidades afiliadas.
Se trata de organizaciones que tienen un "vínculo estructural" con el postulante principal o un co-postulante, aunque se estipula que este vínculo no debe limitarse a la acción ni establecerse a efectos de la acción.
Pueden ser entidades controladas por el postulante (empresas filiales); entidades que controlan al postulante (empresas matrices); entidades bajo el mismo control que el postulante (empresas hermanas); o miembros de la red, federación o asociación del postulante (si el postulante tiene esta condición).
Se permite a las entidades afiliadas declarar los costos subvencionables asociados a la ejecución de la acción.
El personal clave nombrado en una postulación suele denominarse "Expertos clave".
Por lo general, desempeñan funciones de gestión y prestan asistencia técnica para componentes específicos de un proyecto.
Los currículos de los expertos clave se presentan como parte de una postulación y se puntúan según los criterios establecidos. En algunos casos, pueden suponer un porcentaje significativo de los puntos disponibles y, por tanto, es importante que los licitadores se aseguren de que cumplen los requisitos de los términos de referencia con la mayor exactitud posible.
En el caso de las postulaciones de la UE, los expertos clave deben ser exclusivos del postulante; no siempre es así con otros donantes.
Además de los expertos clave, generalmente se pide a los licitadores que demuestren que pueden desplegar una serie de otras competencias y conocimientos en forma de expertos no clave, es decir, personas que trabajan en el proyecto de forma puntual, durante cortos periodos de tiempo.
Aunque el número total de días de trabajo de estos expertos puede definirse en los términos de referencia, no es necesario presentar sus currículos como parte de la postulación.
Sin embargo, es común que los postulantes proporcionen breves biografías de los expertos no clave en la postulación técnica, dando así a los evaluadores una idea de la gama de consultores a los que se puede recurrir y la amplitud de su experiencia.
Cuando más de una organización participa en una postulación de subvención, el proceso de licitación requiere que un miembro del consorcio sea designado como "líder".
Por lo general, es el socio principal el que coordina la preparación de la propuesta, impulsa el diseño del proyecto y, en caso de que la postulación sea exitosa, firma el contrato con el donante.
Por lo tanto, el director gestionará el contrato, informando sobre los resultados con respecto a los indicadores clave de rendimiento y haciendo las postulaciones para modificar los contratos cuando sea necesario.
Un postulante único o un beneficiario único es una entidad jurídica formada por varias entidades (un grupo de entidades) que cumplen colectivamente los criterios de elegibilidad.
Los vínculos estructurales pueden establecerse con el único propósito de la ejecución del proyecto.
El ejemplo que se suele dar en las directrices para los postulantes es "una asociación formada por sus miembros".
Las entidades que componen un postulante único son generalmente tratadas como entidades afiliadas a efectos del diseño del proyecto y del presupuesto.
Los donantes estadounidenses suelen referirse a las organizaciones distintas del socio principal como "sub-beneficiarios" y las plantillas presupuestarias de Estados Unidos ofrecen espacio para presentar asignaciones presupuestarias distintas para estas organizaciones (con un margen o gastos generales de gestión separados).
En el lenguaje de la UE, los sub-beneficiarios son terceras partes que reciben apoyo financiero a través de programas de sub-concesión designados (ver "Apoyo a terceras partes").