4. Identificación de oportunidades
Es aconsejable incluir la tarea de identificar las próximas oportunidades de financiamiento en la descripción de trabajo de al menos un miembro del personal. Se trata de una actividad esencial que le permitirá disponer de tiempo suficiente para preparar las próximas convocatorias de propuestas [En] tanto para desarrollar sus ideas como para negociar asociaciones estratégicas.
Riesgos de una mala planificación
Responder a las oportunidades en el último momento conlleva numerosos riesgos:
No podrá llevar a cabo la debida diligencia con los socios potenciales y puede arriesgarse a terminar en una asociación con una organización que no comparta su visión o sus prácticas de trabajo.
Se comprometerá a trabajar con personas que pueden no encajar en su cultura organizativa y tener expectativas financieras poco razonables.
Le faltará tiempo para investigar adecuadamente su metodología [En] y su enfoque, lo que puede dar lugar a incoherencias o a actividades que luego resulten difíciles de realizar.
Le faltará tiempo para elaborar un presupuesto realista y se comprometerá por contrato a realizar actividades que no podrá permitirse llevar a cabo.
Se perderá el plazo, haciendo perder el tiempo y el esfuerzo de todos los implicados.
Posibles fuentes de información
Casi todos los donantes publican las próximas oportunidades en sus sitios web corporativos. Las únicas excepciones son:
Donantes que trabajan con un grupo de organizaciones beneficiarias a lo largo del tiempo y que discuten las oportunidades bilateralmente con estos socios. En estos casos, no hay concursos abiertos, sino un procedimiento negociado.
Donantes que no aceptan propuestas no solicitadas, sino que trabajan sobre la base de recomendaciones dadas por gente de confianza.
Las organizaciones que invitan a los posibles beneficiarios a presentar postulaciones en cualquier momento del año suelen publicar los formularios y las directrices correspondientes en su sitio web, pero aun así merece la pena ponerse en contacto con estos donantes antes de presentar una propuesta. Algunos pueden estar dispuestos a dar su opinión inicial sobre la idoneidad de su concepto antes de que usted invierta tiempo y esfuerzo en desarrollar una propuesta completa.
La información sobre las próximas oportunidades también puede provenir de socios potenciales que buscan formar consorcios competitivos y/o necesitan identificar a un co-postulante [En] local creíble (es cada vez más un requisito de los programas de donantes financiados por la UE o por los Estados miembros).
Es muy valioso desarrollar estas relaciones a lo largo del tiempo, forjando vínculos con los principales actores y presentando sus credenciales para posibles asociaciones.
Sistemas de seguimiento de las oportunidades
Este proceso debe sistematizarse en la medida de lo posible para que no se le escapen las oportunidades pertinentes.
La solución más sencilla es suscribirse a las actualizaciones automáticas, como el sistema TED de la UE o el sitio web Grant.gov del Gobierno estadounidense.
También hay proveedores comerciales, como Development Aid, que por un pago anual ofrecen oportunidades filtradas.
Sin embargo, ningún sistema es a prueba de fallos, por lo que una combinación de plataformas y enfoques es probablemente la mejor solución.
El enfoque más eficaz es combinar los métodos de base con la supervisión periódica de los sitios web donde se publican estas oportunidades.
En el caso de las organizaciones nacionales, la mayor parte de las oportunidades locales llegarán por el boca a boca y el compromiso con otros desarrolladores de medios.
En el caso de las organizaciones internacionales, la atención se deberá centrar en comprobar los portales web y en animar a los donantes a compartir proactivamente las oportunidades. En ambos casos, el secreto del éxito radica en una labor constante de recopilación de información.
Toma de decisiones: postular o no postular
Existe una fuerte tentación de echar la red lo más ampliamente posible y postular a cualquier oportunidad que parezca más o menos apropiada. También existe la tendencia a dejarse seducir por la cantidad de dinero que se ofrece y a restar importancia a los riesgos asociados al cofinanciamiento o a la sobre expansión. Por lo tanto, resulta útil tener en cuenta los siguientes puntos a la hora de tomar una decisión:
¿Cumple con los requisitos?
No se gana nada apostando en esto. Los criterios de elegibilidad suelen ser relativamente claros. Si no lo son, hay que pedir una aclaración.
Los donantes rara vez emitirán un juicio sobre un caso individual, pero deberían proporcionar mayor claridad si formula su pregunta correctamente.
¿Puede demostrar que cuenta con la trayectoria necesaria?
No se trata sólo de demostrar que se tiene una buena experiencia en el sector o país de destino. Se trata de demostrar que se tiene la capacidad de gestionar una subvención de un tamaño similar.
Debe pensárselo dos veces si solicita una subvención de un millón de euros si el mayor presupuesto que ha gestionado ha sido de 100.000 euros. En ese caso, puede considerar la posibilidad de asociarse con una organización que tenga el historial necesario.
¿Tiene buenas probabilidades de tener éxito?
Se trata de un juicio difícil de hacer, pero debería ser posible tener una idea de las probabilidades de ganar.
Un gran programa de la UE, por ejemplo, puede atraer más de 100 postulaciones en la fase de nota conceptual, preseleccionar 15 y ofrecer subvenciones a cinco. Esta información suele publicarse y debe tenerse en cuenta en los procesos de toma de decisiones.
También hay que tener en cuenta la reputación de un donante para asumir riesgos: algunos prefieren quedarse con los titulares, mientras que otros darán una oportunidad a los nuevos que tengan ideas atractivas y frescas.
En el análisis final, hay que sopesar la cantidad de trabajo necesario con las posibilidades de éxito. Por muy atractiva que sea la recompensa potencial, no merece la pena dedicar los recursos necesarios a menos que esté convencido de que tiene ventajas competitivas que le dan ventaja sobre otros candidatos.
¿Puede hacer que el proyecto sea costo-efectivo?
Es probable que esta decisión se base en la experiencia más que en una fórmula científica, pero merece la pena tener en cuenta las siguientes cuestiones:
¿Hay espacio suficiente para incluir gastos generales de gestión que puedan contribuir a sus costos de funcionamiento?
¿Es el proyecto una extensión de sus actividades normales o requerirá la adquisición de recursos importantes y la introducción de una nueva línea de trabajo?
¿Puede absorber la carga de trabajo potencial en el contexto de sus otras actividades?
¿Hay un requisito de cofinanciamiento significativo? ¿Está seguro de poder cubrirlo? Tenga en cuenta que, si no puede cubrir el cofinanciamiento, su proyecto no será sostenible desde el punto de vista financiero.
¿El proyecto le beneficiará institucionalmente?
Otras consideraciones
Los ingresos no deben ser la única consideración.
Las preocupaciones de seguridad deben ser primordiales y usted debe sopesar si los requisitos del donante (incluidos los relacionados con la visibilidad) pueden exponer su organización a riesgos inaceptables. Si usted cree que es así, debe planteárselo al donante lo antes posible y basar su decisión en la respuesta.
También debe evaluar si el proyecto tiene el potencial de elevar su perfil y construir su reputación. Puede decidir, por ejemplo, que un programa no es necesariamente costo-efectivo pero le permitirá ampliar su presencia en un nuevo ámbito o en una nueva región geográfica. A veces, los beneficios institucionales pueden tener más peso que otros criterios relacionados con el negocio.
¿Cuenta con el personal necesario para llevar a cabo el proyecto?
Con demasiada frecuencia, las organizaciones solicitan subvenciones, las obtienen y luego tienen problemas para conseguir los recursos humanos necesarios.
Esta es una de las razones por las que algunos donantes ponen tanto énfasis en los currículos y los planes de recursos humanos.
Puede ser difícil encontrar a las personas adecuadas que estén disponibles en el momento adecuado: los buenos gestores y consultores están muy solicitados y puede que no quieran o no puedan dejarlo todo para trabajar en su proyecto.
Por lo tanto, es importante establecer acuerdos preliminares con personas cualificadas antes de presentar las postulaciones. También hay que asegurarse de que los socios encargados de la ejecución hagan lo mismo.
Solicitar aclaraciones
Este es un elemento importante del proceso de postulación y puede afectar su decisión de seguir adelante o no.
La mayoría de los donantes ofrecen a los postulantes la posibilidad de hacer preguntas relacionadas con las directrices o los términos de referencia antes de un plazo determinado (algunos ofrecen esta oportunidad durante todo el proceso).
Convocatoria de propuestas y pliegos de condicionesTodas las respuestas suelen enviarse a los postulantes o publicarse en línea, pero a menudo dejan mucho que desear.
Algunos donantes se limitan a hacer referencia a la sección correspondiente de las directrices/términos de referencia; otros dan respuestas más opacas que la redacción original.
Hay varias pautas que deben observarse al solicitar aclaraciones que le ayudarán a obtener las respuestas que busca.
Estas pueden resumirse de la siguiente manera:
No de información sobre su organización o su propuesta y pida al donante que determine si es o no relevante y/o elegible. Noventa y nueve de cada 100 le dirán simplemente que no pueden comentar los casos individuales.
Sea genérico: por ejemplo, "¿Puede una organización filial con registro local presentarse a esta convocatoria, aunque la organización matriz no esté registrada en un país elegible?"
No haga preguntas abiertas como "¿puede aclarar lo que se quiere decir en la sección XX de las Condiciones?
Los donantes que no son capaces de expresar una idea correctamente la primera vez, es poco probable que sean capaces de proporcionar una respuesta coherente en el segundo intento (entre otras cosas, porque la persona encargada de responder puede no ser la misma que escribió los términos de referencia).
Envíe preguntas cortas que requieran una respuesta específica, aunque sólo sea un sí o un no. Cuanto más precisa su pregunta, más precisa será la respuesta.
Por ejemplo: "¿Son elegibles los postulantes suizos?" en lugar de "¿Qué países fuera de la UE y EEE son elegibles?"
Repita la pregunta si no obtiene una respuesta satisfactoria (y si hay más de una oportunidad para presentar solicitudes de aclaración).
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