La redacción de propuestas debe ser un proceso creativo.
Es mucho más que completar un formulario o marcar casillas: es una oportunidad para presentar una idea, hacerla convincente, creíble e inspiradora.
Y lo que es más importante, es una oportunidad para trabajar con otros profesionales que pueden tener ideas, experiencias y habilidades diferentes.
Esta interacción puede ser muy gratificante. Puede enriquecer su propia base de conocimientos y ampliar su visión del mundo. También puede desempeñar un papel importante en la creación de redes y el desarrollo institucional.
El enfoque de la redacción de una propuesta es muy individual. A algunos les gusta construir línea por línea, sección por sección; otros empiezan adoptando un enfoque más impresionista, y luego perfeccionan y afinan la narración a través de varios borradores.
Un primer paso importante, sin embargo, es establecer los puntos clave que quiere hacer bajo cada título de la sección para asegurarse de que evita la repetición innecesaria a través de la narrativa y que aborda con éxito todos los requisitos clave.
El primer paso
Como se indicó en el módulo 6, un esquema con viñetas puede ser muy útil para hacerse una idea de la carga de trabajo global y asignar tareas en una fase temprana del proceso.
También permite realizar una "auditoría" exhaustiva de qué material existente puede reutilizarse o re-empaquetarse para los fines de esta licitación y qué debe desarrollarse desde cero.
Psicológicamente, es una buena idea poner el mayor número de palabras en el papel lo antes posible, ya que contemplar largas vistas de páginas vacías puede ser desalentador.
Aportar experiencia
A medida que se desarrolla el proceso, trate de involucrar a colegas y expertos externos en la medida de lo posible.
Aunque no disponga de presupuesto para pagar una ayuda externa, debería pensar en realizar simples entrevistas con informantes que puedan aportar conocimientos y experiencia que usted no tiene o no puede obtener internamente.
Entre ellos deben figurar los expertos que hayan aceptado participar en el proyecto si éste llega a materializarse. Es posible que estén dispuestos a ofrecer su tiempo y esfuerzo de forma gratuita.
Lengua y estilo
Las propuestas son documentos formales que, en caso de éxito, pasarán a formar parte de su contrato con el donante.
Por lo tanto, el estilo debe ser seco y profesional, recurriendo a la terminología común de la comunidad de desarrollo y reflejando un rigor académico en cualquier discusión sobre la investigación o el material de base.
Sin embargo, las propuestas no tienen por qué ser aburridas. Deben comunicar su propia pasión por el tema y describir claramente cómo las actividades propuestas marcarán la diferencia en la vida de las personas.
Cómo hacer brillar su propuesta
Las siguientes técnicas pueden servir para que su propuesta destaque del montón:
Utilización de estudios de casos
Utilice estudios de casos para ilustrar sus puntos, ya sea de su propia cartera o de su investigación.
Es importante demostrar que su trabajo está centrado en las personas y captar testimonios personales puede ser una buena forma de hacerlo.
Redactar un resumen ejecutivo convincente
Incluso si no hay una sección específica titulada "resumen ejecutivo", asegúrese de encontrar una forma de incluirlo.
Necesita unos pocos párrafos que resuman las actividades principales del proyecto, los cambios que se producirán y por qué su organización o consorcio está mejor posicionado para lograr el impacto deseado.
Utilice frases cortas y concisas
Escriba con frases cortas y concisas que hagan un punto relevante.
Centre su narración al máximo, para que los mensajes clave no se pierdan en un ruido blanco innecesario.
Evite la repetición. Insistir en el mismo punto una y otra vez no fortalece su argumento. Da la impresión de que le faltan ideas frescas.
Evite incluir material y hallazgos de investigación que no sean necesariamente relevantes para el proyecto, sino que están diseñadas para demostrar un conocimiento exhaustivo del sector.
Presente la idea, no la organización
Una propuesta es una presentación de una idea, no una presentación de su organización.
Es importante demostrar que se tiene la experiencia y los conocimientos necesarios para poner en marcha un proyecto, pero es aconsejable reducir al mínimo la propaganda y la promoción.
Garantice la coherencia y la continuidad
Una propuesta es una historia que debe contarse en una secuencia lógica. La narración debe construir una imagen completa de la necesidad del proyecto, su enfoque y metodología, sus grupos objetivo y las técnicas que se utilizarán para evaluar el impacto y garantizar la resonancia a largo plazo.
Las propuestas suelen adolecer de la introducción de ideas y elementos sin la debida acumulación o explicación.
No obligue al evaluador a saltar hacia atrás y hacia delante en la propuesta para entender lo que está pasando.
Presentación
Las propuestas deben presentarse de forma clara y ordenada, con títulos sólidos y, en la medida de lo posible, con suficiente espacio en blanco para que la narración no resulte abrumadora.
Las propuestas a menudo adolecen de un texto denso que proporciona demasiada discusión general sin presentar actividades concretas y pasos lógicos.
Diseño y maquetación
Algunas de las agencias más importantes invierten mucho tiempo y recursos en el diseño gráfico, argumentando que esto ayuda a hacer que su propuesta sea memorable y proporciona un alivio a los evaluadores que han navegado a través de documentos mal formateados y con una verborrea incesante.
No está claro si esta inversión merece la pena o no. Con toda probabilidad, un buen diseño no salvará una mala propuesta, pero es posible que una buena propuesta sea percibida como una propuesta excelente si está bien diseñada.
Por supuesto, cuando el donante incluye directrices prescriptivas sobre los límites de las páginas y el ancho de los márgenes, hay muy poco margen de maniobra.
Sin embargo, sean cuales sean las limitaciones, hay que centrarse en que el documento sea legible, utilizable y esté bien señalizado.
Esto es, tal vez, más importante que meter todas las palabras posibles en el espacio disponible, a expensas de los márgenes, los retornos de párrafo y los tamaños de letra legibles.
Las reglas de oro de la presentación
Claridad
Asegúrese de que el documento es visualmente claro y accesible; garantice una adecuada señalización y referencias cruzadas en todo el documento.
Consistencia
Utilice los mismos tipos de letra y estilos para el texto y los títulos.
Utilice una guía de estilo para asegurarse de que la ortografía y la gramática siguen las mismas reglas.
Asegúrese de que el tono y el estilo de redacción son coherentes en todo el documento.
Continuidad
Mantenga una narrativa secuencial que construye y embellece su premisa central.
Concisión
No utilice 100 palabras cuando basta con 10.
Evite saturar la propuesta con elementos innecesarios o detalles superfluos.
Redacción
La mayoría de las propuestas son desarrolladas por un equipo pequeño, aunque algunos de los miembros del equipo sólo contribuyan con una pequeña parte de la narrativa, el presupuesto o los documentos de apoyo.
Para que el documento maestro siga siendo manejable y accesible, conviene animar a los colaboradores a respetar ciertos parámetros.
Establezca una disciplina común para "destacar"
Decida si va a utilizar notas al margen, cambios rastreados, resaltados o diferentes colores de letra para denotar las contribuciones multilaterales.
Evite utilizar una combinación de estos enfoques o dé a cada colaborador la libertad de utilizar sus herramientas preferidas.
Copiado, pegado y conenido genérico
Desaconsejar a los colaboradores que trasplanten bloques de narrativa sin tratar de otras postulaciones o informes sin dejar claro su origen. El contenido genérico deberá adaptarse a los fines de la propuesta.
Gráficos
Evita incluir gráficos grandes en el texto en una fase temprana del proceso. El tamaño del archivo aumentará rápidamente y será difícil compartir el documento o editarlo con eficacia en computadoras menos potentes.
Recuento de palabras
Anime a todos los colaboradores a que escriban con la longitud necesaria, ya que esto evitará una buena cantidad de tiempo perdido en los últimos momentos del proceso de solicitud.
Fuentes
Haga referencia a sus fuentes, ya que esto lo hará:
(a) Demostrar que ha hecho una investigación de los antecedentes y
(b) Demostrar que tiene un enfoque riguroso para determinar el alcance de sus ideas y que las basa en pruebas claras.
Gestión del tiempo
Sofoque cualquier percepción de que "aún tenemos mucho tiempo". En realidad, nunca hay tiempo suficiente y, si se deja demasiado para el último minuto, la calidad se resiente inevitablemente.
Utilice a sus mejores escritores
Por último, utilice siempre a sus mejores escritores para redactar la propuesta.
En cualquier organización, hay personas que saben escribir bien y otras que no.
No es una habilidad que todo el mundo tenga.
Evalúe quiénes son sus mejores escritores y anímelos a contribuir, incluso si no tienen necesariamente la experiencia en la materia.
Post scriptum
A lo largo del proceso, es útil ponerse en el lugar de los evaluadores y reconocer sus principales prioridades.
En teoría, su trabajo consiste en identificar los proyectos que tienen más probabilidades de alcanzar los objetivos fijados por sus pagadores y que tienen menos probabilidades de causar daños a la reputación o repercusiones políticas.
Por lo tanto, el evaluador buscará ante todo los siguientes elementos:
Un conocimiento exhaustivo del entorno operativo y de las necesidades de los grupos destinatarios
Asegúrese de que su justificación se basa en una investigación clara y que puede demostrar la relación entre las necesidades de los beneficiarios y su intervención.
Cumplimiento de los objetivos programáticos
Cite abundantemente los términos de referencia, destacando las palabras y frases clave para subrayar la pertinencia de su respuesta.
Recursos adecuados
Si bien los donantes consideran que el perfil y la trayectoria institucional de su organización son importantes, quieren ver que usted puede desplegar recursos suficientes para implementar su proyecto desde el principio.
Deberá prestar mucha atención a sus recursos de apoyo y a las redes locales para demostrar que el personal desplegado puede incorporarse sin problemas a sus funciones.
Acceso a otras partes interesadas
Destaque sus conexiones, tanto formales como informales, fuera del equipo central y del consorcio [En].
Debe demostrar que es capaz de relacionarse con múltiples partes interesadas, incluidos los gobiernos (cuando sea posible) y establecer relaciones de confianza.
Si estas relaciones ya están establecidas, la viabilidad de su proyecto se verá enormemente reforzada.
Resultados medibles
Utilice los principios SMART para comprobar los objetivos y resultados propuestos.
Hay que asegurarse de que existen mecanismos realistas para seguir el progreso hacia los objetivos y, en última instancia, para demostrar que se ha producido un cambio.
Buena relación inversión-retorno
No se trata sólo de ser barato. Se trata de ofrecer al donante el mejor retorno de la inversión (ROI).
Demuestre que ha considerado los posibles efectos multiplicadores y el potencial de replicación, así como las formas de poner en común los recursos con otros actores del desarrollo de los medios de comunicación.
Una metodología viable que tenga en cuenta los riesgos y los supuestos
Los donantes suelen tener aversión al riesgo y necesitan sentir que las organizaciones ejecutoras han tomado decisiones informadas a la hora de evaluar si las actividades previstas son viables o no.
Explique siempre por qué ha elegido estas actividades y no otras.
Un legado del proyecto en forma de sostenibilidad institucional y/o sectorial
¿Puede marcar la diferencia a largo plazo en el plazo previsto?
Esta es una pregunta difícil de responder ya que, en general, los plazos asignados por los donantes a sus programas no son realistas y el potencial de cambio a largo plazo depende de múltiples factores que están fuera del control del proyecto.
Sin embargo, el legado debe ser más que una aspiración y no debe limitarse al nivel individual.