6. Proceso de solicitud
Los pasos que se describen a continuación presentan una propuesta para diseñar un proyecto y presentar una postulación de financiamiento.
Su capacidad para seguir estos pasos dependerá de los recursos de que disponga y de su propia cultura organizativa.
Reconocemos que las organizaciones más pequeñas no tendrán ni el tiempo ni el personal necesarios para poner en marcha un complejo proceso interno para todas las postulaciones. Sin embargo, las recomendaciones que figuran a continuación pueden utilizarse de forma selectiva y adaptarse a las distintas necesidades.
1. Evaluar la viabilidad de la postulación
Evalúe su capacidad para comprometer los recursos necesarios y cumplir el plazo.
Decida si esta oportunidad es apropiada para su organización y calcule si tiene o no posibilidades de éxito.
Intente averiguar quién más puede presentarse a la licitación y si hay un titular o un favorito para esta convocatoria.
2. Formar un equipo creativo
Decida quién de su organización trabajará en la propuesta y nombre a un responsable de la misma.
Evalúe quién asumirá la responsabilidad del trabajo administrativo y si necesita recurrir a expertos o asesores externos a la organización.
Organice una reunión para discutir el mejor enfoque que aproveche sus habilidades y experiencia y que cumpla con los requisitos del donante.
Es muy aconsejable tener un concepto establecido antes de empezar a dirigirse a los socios.
3. Acérquese a los posibles socios
Considere si necesita o no un socio o socios para hacer una postulación creíble.
En muchos programas, los socios son necesarios, por lo que no tendrá más remedio que hacerlo. En cualquiera de los casos, recuerde que, si se propone dirigir un consorcio, debe ser relativamente prescriptivo sobre lo que quiere que hagan los socios.
Las coaliciones de iguales no suelen funcionar en este contexto, entre otras cosas porque el socio principal tendrá que firmar el contrato con el donante y, por lo tanto, llevará el peso del contrato.
4. Crear un calendario de entrega
Fija una serie de plazos que permitan desarrollar los distintos elementos de la propuesta con bastante antelación al plazo real.
Un simple diagrama de Gantt en Excel puede ser útil para centrar a los colaboradores en entregables específicos y garantizar una secuencia adecuada de eventos.
Poner nombres a las tareas lo antes posible en el proceso.
5. Organice una reunión con sus socios
En la medida de lo posible, todos sus socios deben participar en el proceso creativo, entre otras cosas porque podrán aportar su experiencia y, en algunos casos, recursos para garantizar el mejor resultado posible.
La reunión introductoria debe servir para interrogar el concepto básico y aflorar cualquier idea, adición o modificación que haga de la suya una propuesta mejor.
Esto es especialmente importante cuando se reúnen organizaciones internacionales que tienen cierta experiencia de trabajo en el país/región con organizaciones locales que viven y operan sobre el terreno.
Las mejores propuestas surgen de una síntesis de experiencias, en lugar de que un socio intente imponer ideas a otro porque "han funcionado bien" en otro lugar.
6. Crear un marco lógico o una Teoría del Cambio
Esto debería captar su idea central y permitirle asegurarse de que todos los socios están en la misma página y comparten la misma visión.
Es una buena manera de reunir a la gente en torno a una idea y garantizar que los principales elementos de la propuesta -narrativa, plan de seguimiento y evaluación y presupuesto- puedan desarrollarse en paralelo.
Es posible que no pueda elaborar todo el marco lógico o el TdC en esta fase, pero los elementos clave son:
- los insumos, las actividades, los productos y los resultados.
7. Elaborar un esqueleto de la narración
No todos los donantes tienen una plantilla específica para las postulaciones, por lo que es posible que tenga que desarrollar su propia estructura desde cero.
En cada epígrafe, señale las áreas clave que deben cubrirse y destaque los requisitos esenciales de los Términos de Referencia.
8. Buscar el acuerdo final sobre las contribuciones de los socios
Es bueno acordar la división del trabajo en esta fase - si no antes - para que las contribuciones de los socios estén bien enfocadas y dirigidas.
También debe invitar a los socios a compartir sus expectativas presupuestarias, sobre todo en lo que respecta a los gastos generales de gestión y las tarifas diarias del personal.
Esto ayudará a la elaboración del presupuesto.
Además, asegúrese de que cada uno de sus socios sabe lo que hace el otro. Es posible que desee que participen en debates bilaterales para garantizar la plena complementariedad en todo el consorcio.
9. Asignar tareas
Asigne a todas las personas implicadas un objetivo claro, ya sea una sección para escribir o una tarea específica, como la investigación de antecedentes o la identificación de expertos clave, y un plazo claro.
Lo ideal es nombrar a un redactor principal que se encargue de unir las diferentes partes de la postulación y garantizar que el documento esté armonizado en cuanto a su tono y estilo.
Si hay un límite de páginas o caracteres en el formulario de solicitud, anime a todos los colaboradores a escribir hasta el final: editar un documento sobreescrito en el último momento lleva mucho tiempo y puede hacer que se cometan errores.
En esta fase debe asignarse la tarea de recopilar todos los documentos de referencia.
10. Establecer una plataforma para compartir material
Es una buena práctica mantener todos los documentos o activos en un espacio compartido al que puedan acceder todos los colaboradores.
Es posible que quieras utilizar una plataforma como Google Drive o Microsoft Teams, que tienen funciones de edición colaborativa, o que quieras dividir el documento en secciones y juntarlas cuando estén completas.
Un control eficaz de las versiones es fundamental para minimizar el riesgo de que se pierda trabajo o se duplique.
Evalúe la necesidad de medidas de seguridad digital en función de la sensibilidad de su postulación.
La seguridad total no debería ser la posición por defecto, ya que esto aumenta la complejidad de comunicaciones internas y, por extensión, la carga de trabajo general.
11. Organizar una primera revisión del presupuesto
El segundo documento de consideración interna debe ser el presupuesto.
Debería ser posible crear un primer borrador del presupuesto basado en el marco lógico o en el TdC y en un conocimiento temprano de los costos de cada socio individual.
El primer borrador del presupuesto también le permitirá ver si realmente puede permitirse para realizar todas las actividades propuestas.
Si no es así, tendrá que tomar decisiones difíciles sobre dónde reducir las actividades o, alternativamente, reducir su ambición y alcance.
Es una buena idea hacer esto ahora o encontrará a los contribuyentes perdiendo el tiempo escribiendo las actividades que luego se abandonan.
12. Organizar reuniones periódicas de revisión
Estas reuniones permiten al equipo central mantener la supervisión de los avances en los diferentes elementos de la postulación, sino que también garantizan que los socios y los colaboradores externos sigan aportando al proceso, fomentando así la apropiación del documento.
Además, las reuniones pueden servir de sistema de alerta temprana para cualquier aspecto de la postulación que parecen desviarse del camino o no reflejan plenamente las realidades sobre el terreno.
Las reuniones programadas son una buena idea ya que sirven para recordar los plazos de entrega y permiten identificar las lagunas antes de que se conviertan en una emergencia.
13. Realizar un control administrativo
La tarea poco glamorosa de reunir la documentación de referencia puede quedar a menudo en el camino, precipitando un pánico de última hora.
Por lo tanto, es una buena idea revisar lo que se ha cotejado hasta la fecha y asegurarse de que nada se cuela por las grietas.
Tenga en cuenta que algunos documentos institucionales pueden tardar en obtenerse de proveedores externos o instituciones.
14. Organizar una primera revisión de la narración
Esto debería tener lugar durante una de las reuniones de puesta al día y debería reunir a todos los contribuciones realizadas hasta la fecha.
Es un buen momento para sacar a la luz cualquier incoherencia o laguna en la narración y, por tanto, debe implican una cuidadosa comparación entre la narrativa en su forma actual y los requisitos clave de los Términos de Referencia.
Puede intentar puntuar la narrativa con la matriz de evaluación, identificando así los puntos débiles de la postulación.
Es casi seguro que será necesario encargar material adicional en esta coyuntura.
15. Organizar una segunda revisión del presupuesto
A estas alturas, el presupuesto debería haberse finalizado y estar directamente relacionado con el relato y el plan de actividades.
Es posible que tenga que rebajar el total y negociar con sus socios el posible ahorro.
Es una buena idea bloquear el presupuesto tan pronto como sea posible después de esta etapa, sobre todo si necesita la aprobación interna.
16. Organizar una segunda revisión del relato
Este proyecto debería incorporar todas las contribuciones encargadas durante la revisión anterior y, por lo tanto, debería estar prácticamente completo.
Este es un buen momento para enviar el borrador para su aprobación interna, ya que el flujo lógico de la propuesta y los elementos clave para la evaluación deberían haberse finalizado.
Dé plazos claros a los revisores internos y asegúrese de que tiene tiempo suficiente para incorporar sus comentarios y modificaciones.
17. Revisión dinal de la documentación justificativa
Esto incluirá todas las declaraciones firmadas, los documentos institucionales, los CV y otros elementos requeridos por los Términos de Referencia.
Si lo envía en línea, asegúrese de que ninguno de los tamaños de los archivos supere los estipulados en los campos de envío.
18. Revisión final
La narración completada debe ser revisada y, aunque es importante que la ortografía y la gramática sean impecables, debe animar a los correctores a buscar incoherencias en el narrativa como una prioridad.
Cabe mencionar que la mayoría de las propuestas están escritas en inglés y, sin embargo, una proporción muy pequeña de evaluadores son nativos de este idioma, lo que significa que probablemente sean.
Sin embargo, su principal objetivo será garantizar que la propuesta sea coherente y las actividades son viables. Aquí es donde hay que hacer hincapié.
19. Presentación final
Aunque todos los portales advierten a los postulantes que no presenten las propuestas en el último momento, el gran volumen de trabajo que conlleva la preparación de las propuestas hace que sea inevitable presentarlas en el último momento.
Sin embargo, vale la pena subir todo lo que pueda antes de la fecha límite, para asegurarse de que ya está familiarizado con la funcionalidad del portal de presentaciones cuando llegue el momento de la subida final.
El mismo principio se aplica a los envíos en papel. Prepare todo lo que pueda durante el proceso de desarrollo para evitar un frenesí de impresión y fotocopias de última hora.
Haga una lista de todos los descuidos que pueden hacer que su postulación sea técnicamente no conforme (por ejemplo, firmas originales, número de copias). Así evitará fallar en la instancia final.
20. Presentación de los documentos
Asegúrese de marcar claramente las versiones finales de todos los documentos presentados y de conservar el recibo que confirma el envío de su propuesta.
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