Convocatoria de propuestas y pliegos de condiciones

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Convocatorias abiertas

Las convocatorias de propuestas suelen denominarse "convocatorias abiertas", lo que significa que están efectivamente abiertas a todas las organizaciones elegibles para presentar sus postulaciones.

Son distintas de las convocatorias que ya han pasado por un proceso de preselección y que, por tanto, sólo están abiertas a un grupo preseleccionado de postulantes. Además, algunos donantes utilizan el término "convocatorias abiertas" para describir los programas de subvenciones que están continuamente abiertos, es decir, que no tienen plazos de presentación y aceptan postulaciones mientras haya fondos disponibles.

Convocatoria de propuestas

Este es probablemente el método más común para asignar fondos a los proyectos de medios de comunicación. Los donantes lanzan una convocatoria formal que se basa en objetivos y prioridades estratégicas clave.

Las instrucciones para los postulantes incluyen criterios de elegibilidad que definen la nacionalidad, el estatus legal y el rol de las organizaciones que pueden aplicar.

Las directrices también pueden estipular límites máximos y mínimos para los presupuestos, así como plazos tanto para el proceso de postulación como para el proyecto final.

Las convocatorias de propuestas pueden constar de varias fases (notas conceptuales, postulaciones completas, etc.) o pueden basarse en una única ronda.

Licitaciones

Una licitación es un proceso de contratación competitivo por el que un donante da a los postulantes preseleccionados (que suelen trabajar en consorcios) la oportunidad de presentar una postulación técnica y financiera para un conjunto predefinido de servicios. Estos servicios se describen detalladamente en los términos de referencia de la licitación.

Efectivamente, los postulantes deben demostrar que disponen de los recursos, la experiencia y las metodologías necesarias para alcanzar los objetivos del proyecto, así como un profundo conocimiento del entorno operativo y del contexto en el que se desarrollará el proyecto.

La postulación financiera también debe ser competitiva, pero no se trata simplemente de rebajar la postulación de los consorcios rivales. Por lo general, la matriz de puntuación está ponderada a favor de la postulación técnica, por lo que una propuesta muy sólida puede ganar una licitación, incluso si la postulación financiera no es la más baja de las presentadas.

En las licitaciones de la UE, la opinión generalizada es que los licitadores deben presentar un presupuesto entre un 8% y un 12% inferior al máximo permitido. Sin embargo, hay muchos ejemplos de licitaciones exitosas que han presentado presupuestos más cercanos al límite.

Lotes

Las convocatorias de propuestas pueden dividirse en lotes separados, cada uno con una asignación presupuestaria y un enfoque temático.

La idea es garantizar que los presupuestos globales puedan repartirse adecuadamente entre las prioridades básicas.

Suele haber límites en el número de lotes que una organización puede solicitar dentro de un mismo programa.

Términos de referencia

También conocidos como Declaración de Necesidades, los Términos de Referencia (TdR) establecen la visión del programa por parte del donante, destacando los objetivos estratégicos y los resultados deseados o previstos.

Los términos de referencia varían enormemente en cuanto al nivel de detalle presentado, desde unas pocas líneas hasta decenas de páginas.

Se recomienda encarecidamente a los postulantes que se aseguren de que sus ideas de proyecto se ajustan claramente a los parámetros de los Términos de Referencia: las solicitudes que respondan sólo a una parte de los Términos de Referencia rara vez tienen éxito.

En el caso de las licitaciones en dos fases, este documento sólo podrá publicarse después de que los candidatos hayan sido preseleccionados.