+ Léxico de recaudación de fondos

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Léxico de recaudación de fondos A-Z

Entre paréntesis, la sección a la que pertenece cada término.

Actividades (Formularios de solicitud)

Las actividades son los flujos de trabajo básicos de un proyecto que se ejecutan físicamente según un calendario acordado.

En los proyectos de desarrollo de los medios de comunicación, las actividades más comunes son los talleres de formación, la producción de programas, el desarrollo de sitios web, los foros de debate, la redacción de textos legales, el lobby colectivo, la creación de redes y los viajes de estudio.

Las actividades son cuantificables y tienen un límite de tiempo. También se calculan completamente los costos.

A la UE le gusta que las actividades se dividan en los llamados "paquetes de trabajo", que son esencialmente bloques de actividad homogéneos que pueden contribuir a más de un objetivo.

Alternativamente, las actividades pueden agruparse según las fases de un ciclo de implementación, que se ejecutan de forma consecutiva o simultánea.

Anuncio de licitación (Solicitudes y postulaciones)

Los procesos de licitación suelen comenzar con un anuncio de licitación (a veces llamado "anuncio de contrato") en el que se invita a los interesados a presentar una manifestación de interés o una postulación de participación.

El anuncio de licitación incluirá detalles muy básicos del concurso (a veces no más que un párrafo) y el importe máximo del presupuesto, así como los criterios de elegibilidad y otras condiciones de participación. También estipulará el plazo de presentación y el calendario general del proceso de licitación.

Los anuncios de licitación no deben confundirse con los anuncios de previsión, que proporcionan gran parte de la misma información pero que no señalan el lanzamiento real de la licitación.

Apoyo (Formularios de solicitud)

El término "apoyo", utilizado habitualmente por la Comisión Europea, se refiere a los recursos internos de gestión de proyectos que se despliegan en apoyo de un proyecto determinado.

El equipo de apoyo, que suele estar ubicado en la sede de la organización ejecutora, apoya al equipo de ejecución que, en la mayoría de los casos, se encuentra sobre el terreno. Puede estar formado por altos directivos y ejecutivos, así como por personal de logística, técnico y de finanzas.

Normalmente, las responsabilidades incluyen la contratación; la supervisión estratégica; el briefing, la contratación y el despliegue de consultores a corto plazo; la gestión del conocimiento; y el enlace con los socios. El equipo de apoyo se ocupa de las cuestiones contractuales, incluidos los acuerdos con los socios del consorcio.

Apoyo a terceros (Presupuestos)

Este tipo de apoyo suele estar relacionado con los fondos que los contratistas pueden pasar a los beneficiarios locales como parte de un programa de sub-subvención.

La proporción del presupuesto global del proyecto que puede canalizarse a través de la subvención suele estar estipulada en los términos de referencia, que también define los límites máximos de financiamiento y los criterios de elegibilidad de los beneficiarios.

El objetivo de la sub-subvención es trasladar parte de las cargas administrativas del donante a un intermediario, lo que hace posible la concesión de múltiples pequeñas subvenciones.

Las normas para informar sobre los gastos de las sub- subvenciones suelen ser tan estrictas como las de las subvenciones directas.

Aprendizaje (Formularios de solicitud)

Lo que antes era M&E ahora se denomina MEL, lo que subraya el creciente énfasis en la introducción de mecanismos para aprender de los hallazgos del trabajo de seguimiento y evaluación.

Como se ha señalado anteriormente (en el apartado de "Seguimiento"), el valor de examinar las lecciones aprendidas a lo largo de un proyecto es que esto permite a las organizaciones ejecutoras alinear las actividades planificadas lo más estrechamente posible con las necesidades e intereses percibidos de las partes interesadas. Esto garantiza que los proyectos se adapten adecuadamente y evolucionen con el tiempo.

Otro aspecto clave del aprendizaje es la gestión de este conocimiento, difundiendo las lecciones aprendidas entre los socios y otras partes interesadas, lo que aporta beneficios tanto a nivel institucional como de proyecto.

Asociados (Partes interesadas)

En general, los asociados no tienen que cumplir los mismos criterios de elegibilidad que los postulantes o copostulantes.

En principio, la ventaja de incluir asociados en una postulación es que demuestran que los postulantes tienen fuertes vínculos con los actores locales que tienen el potencial de reforzar la credibilidad o ampliar el alcance de una acción.

El hecho de que estas organizaciones no puedan recibir financiamiento para proyectos significa, por lo general, que este estatus sólo interesa a las instituciones financiadas por el Estado o a las organizaciones que se benefician de otros programas de subvenciones en la misma área temática.

La definición de la UE sobre los asociados es imprecisa. Los asociados son organizaciones o personas que "desempeñan un papel real en la acción, pero no pueden recibir financiamiento de la subvención, a excepción de los viáticos o los gastos de viaje".

Autoridad contratante (Partes interesadas)

El donante suele denominarse Autoridad Contratante, que es responsable de desembolsar el financiamiento y de garantizar la adecuada rendición de cuentas durante el ciclo de vida del proyecto.

Es probable que los proyectos financiados por varios donantes sigan teniendo un financiador principal que exija el cumplimiento de un conjunto de normas específicas para garantizar una gestión y una rendición de cuentas adecuadas.

Beneficiarios finales (Formularios de solicitud)

Los beneficiarios finales son un grupo mucho más amplio que se beneficia de los productos del proyecto y está implícito en sus resultados.

La UE ofrece la siguiente definición:

"aquellos que se beneficiarán de la acción a largo plazo a nivel de la sociedad o del sector en general".

Dos ejemplos de proyectos de desarrollo de medios de comunicación:

Los beneficiarios finales suelen ser audiencias específicas o representantes de grupos de identidad a los que se dirige la programación.

Los beneficiarios finales también pueden ser miembros de grupos objetivo que no participan directamente en el proyecto (por ejemplo, la comunidad de medios de comunicación en general).

Co-beneficiarios (Presupuestos)

Otra palabra para los co-postulantes.

Cofinanciamiento (Presupuestos)

Algunos programas -en particular los contratos de subvención de la UE- incluyen el requisito de que un determinado porcentaje del presupuesto sea aportado por otra fuente.

Las normas sobre cuál puede ser esta fuente se definen en los Términos de Referencia pero, en términos generales, el cofinanciamiento procede de otros donantes y/o de los propios recursos financieros de la organización ejecutora.

Las contribuciones en especie no suelen ser formas aceptables de cofinanciamiento, ya que todos los gastos (estén o no cubiertos por la subvención) deben ajustarse a las normas contables establecidas por el donante principal.

En otras palabras, si un donante aporta el 80% del financiamiento, la organización ejecutora tendrá que demostrar que ha gastado el 100% de los costos directos para recibir el importe total de la contribución del 80%.

El cofinanciamiento es una cuestión controvertida, ya que supone un gran reto para aquellas organizaciones que no disponen de recursos financieros propios o de un patrocinador institucional que esté dispuesto a cubrir el déficit.

Los donantes sostienen que la cofinanciamiento refleja la fe en un proyecto y el compromiso de responsabilidad compartida.

Comité directivo (Partes interesadas)

Algunos donantes, sobre todo la UE, piden que se cree un Comité Directivo al inicio del proyecto. La función del Comité es supervisar y asesorar estratégicamente a las organizaciones ejecutoras. Suele incluir representantes de los principales grupos beneficiarios, además de la Autoridad Contratante y los socios del consorcio.

Contrato de subvención (Contratos y acuerdos)

Las subvenciones suelen tener una estructura presupuestaria diferente a la de los contratos de servicios y se basan en las ideas presentadas por los postulantes en respuesta a las directrices publicadas.

Por regla general, se asignan a través de convocatorias formales de propuestas, pero algunos donantes asignan las subvenciones de forma ad hoc y gestionan programas que aceptan postulaciones a lo largo del año.

Los contratos de subvención son gestionados por el beneficiario, que debe informar al donante según un calendario estructurado, pero que puede tomar decisiones sobre la ejecución y los gastos sin consultar al donante, siempre que se respeten los parámetros acordados.

Contribuciones de terceros (Presupuestos)

Los organismos de ejecución pueden recurrir a las contribuciones de terceros que no tienen un valor financiero, pero que, sin embargo, aumentan los beneficios percibidos de la intervención.

Contribuciones en especie (Presupuestos)

Las definiciones de las "contribuciones en especie" suelen ser confusas.

La opinión generalizada es que estas contribuciones se refieren a cualquier servicio prestado a un proyecto que tiene costos indeterminados y que, por tanto, no puede ser respaldado por pruebas financieras específicas.

Estas contribuciones son generalmente incuantificables y, aunque pueden aportar un valor añadido a un proyecto, en términos contables no pueden considerarse un coste subvencionable.

Las contribuciones en especie son especialmente relevantes en los programas que requieren un porcentaje de cofinanciamiento.

Convocatoria abiertas (Convocatoria de propuestas y pliegos de condiciones)

Las convocatorias de propuestas suelen denominarse "convocatorias abiertas", lo que significa que están efectivamente abiertas a todas las organizaciones elegibles para presentar sus postulaciones.

Son distintas de las convocatorias que ya han pasado por un proceso de preselección y que, por tanto, sólo están abiertas a un grupo preseleccionado de postulantes. Además, algunos donantes utilizan el término "convocatorias abiertas" para describir los programas de subvenciones que están continuamente abiertos, es decir, que no tienen plazos de presentación y aceptan postulaciones mientras haya fondos disponibles.

Convocatoria de propuestas (Convocatoria de propuestas y pliegos de condiciones)

Este es probablemente el método más común para asignar fondos a los proyectos de medios de comunicación. Los donantes lanzan una convocatoria formal que se basa en objetivos y prioridades estratégicas clave.

Las instrucciones para los postulantes incluyen criterios de elegibilidad que definen la nacionalidad, el estatus legal y el rol de las organizaciones que pueden solicitar.

Las directrices también pueden estipular límites máximos y mínimos para los presupuestos, así como plazos tanto para el proceso de postulación como para el proyecto final.

Las convocatorias de propuestas pueden constar de varias fases (notas conceptuales, postulaciones completas, etc.) o pueden basarse en una única ronda.

Consorcio (Partes interesadas)

Un consorcio está formado por un socio principal y varios socios menores, aunque el contrato suele firmarse únicamente entre el socio principal y la Autoridad Contratante.

Los donantes fomentan las postulaciones de los consorcios formados para los fines del contrato. En algunos casos, los demás socios pueden ser "responsables solidarios", lo que significa que la responsabilidad de la entrega recae por igual en los miembros del consorcio.

El valor de un enfoque basado en un consorcio es que reúne a organizaciones con habilidades y experiencia complementarias, garantizando así que las corrientes de trabajo clave se beneficien de la experiencia y credibilidad de cada miembro en el área temática en cuestión.

Contrato de servicios (Contratos y acuerdos)

La UE, en particular, distingue claramente entre los "contratos de servicios", que se basan en términos de referencia preceptivos, y los "contratos de subvención", que dan mayor libertad a los postulantes para presentar diversas ideas bajo amplios títulos temáticos.

En los contratos de servicios, la relación entre la Autoridad Contratante y la organización ejecutora es diferente. La entrega se controla más estrechamente y se requiere la aprobación formal de la mayoría de las actividades y los gastos relacionados.

Los indicadores clave de rendimiento son establecidos por el donante y supervisados por el director del proyecto del donante.

Una parte importante del presupuesto de los contratos de servicios de la UE (normalmente la mayor parte) se basa en un número acordado de días de trabajo, cada uno de los cuales conlleva una tarifa de honorarios cargada (lo que significa que la tarifa cubre los costos reales de la persona en cuestión, así como una tarifa de gestión). El resto del presupuesto se basa en los costos reales (gastos imprevistos) que se calculan por separado.

Co-postulante (Partes interesadas)

Los programas de subvenciones de la UE califican de copostulantes a las organizaciones que no son el socio principal. Deben cumplir los criterios de elegibilidad que rigen para los postulantes principales, aunque pueden añadirse criterios adicionales.

En el caso del proceso de solicitud, esto suele significar que tienen que encargar al socio principal que actúe en su nombre.

A efectos de la ejecución, los co-postulantes suelen firmar un acuerdo jurídicamente vinculante con el socio principal que estipula su función y asignación presupuestaria, al tiempo que refleja las obligaciones contractuales entre el socio principal y la Autoridad Contratante.

Costos compartidos (Presupuestos)

El reparto de costos es un principio favorecido por los donantes estadounidenses y tiene similitudes con el concepto de cofinanciamiento de la UE. Sin embargo, el reparto de costos es más ambicioso que el cofinanciamiento.

En la fase de propuesta, se pide a los postulantes que demuestren su compromiso de cubrir un porcentaje de los costos del proyecto con otras fuentes.

En el caso del financiamiento estadounidense, debe tratarse de fuentes ajenas al Gobierno Federal. Los principios establecidos por la Office of Management and Budget de EE.UU. pueden encontrarse aquí.En el caso del financiamiento estadounidense, debe tratarse de fuentes ajenas al Gobierno Federal. Los principios establecidos por la Office of Management and Budget de EE.UU. pueden encontrarse aquí.

Estos compromisos suelen ser objeto de un plan de reparto de costos que forma parte de la solicitud. El plan debe proporcionar estimaciones "realistas, manejables y admisibles" de las contribuciones directas de las organizaciones participantes o del financiamiento apalancado de otras fuentes de donantes.

La definición de los costos permitidos es mucho más amplia en el caso del financiamiento estadounidense que, por ejemplo, en los programas de la UE. Los costos compartidos pueden incluir el tiempo y las instalaciones de los voluntarios, las subvenciones de tiempo de emisión o de espacio publicitario, o las subvenciones de productos y servicios comerciales.

En los programas de subvención se suele incluir un elemento de reparto de costos, con lo que se transfiere parte de esta responsabilidad a los beneficiarios.

Costos directos (Presupuestos)

Se consideran "costos directos" todos los costos relacionados con los recursos humanos específicos del proyecto, los viajes y los viáticos, el equipamiento, los eventos, la investigación, los servicios financieros, etc.

En otras palabras, se incurre en ellos directamente por las actividades y la ejecución del proyecto. En la mayoría de las plantillas presupuestarias, los costos directos se agrupan en títulos genéricos (personal, viajes, equipos, etc.) e incluyen subcontratos, sub-subvenciones y asignaciones de socios.

Para todos los costos directos se requiere documentación justificativa en forma de nóminas, recibos, facturas, recibos desglosados y pagos con tarjeta de débito. Cuando se trate del personal asalariado, los donantes pueden exigir hojas de asistencia en las que se detallen los días trabajados en el proyecto

Consecuencia (Formularios de solicitud)

Según la UE, una consecuencia es

"los efectos probables o logrados a corto y medio plazo de los resultados de una acción".

La Oficina de Asuntos Exteriores y del Commonwealth del Reino Unido lo define como

"el efecto del proyecto que se obtendrá a medio plazo y que tiende a centrarse en los cambios de comportamiento resultantes del proyecto".

Los resultados deben ser alcanzables dentro del ciclo de vida del proyecto y el progreso hacia ellos debe ser medible.

Deben captar la resonancia de las actividades y los resultados que se percibe fuera del ámbito principal del proyecto.

Así, en el caso de un programa de formación en periodismo, por ejemplo, la consecuencia no es la adquisición de competencias, sino el resultado de aplicar esas competencias a la práctica.

En un proyecto que produce contenidos mediáticos, la consecuencia no es el volumen o el alcance de los contenidos, sino su efecto en la audiencia, su capacidad para moldear o influir en la opinión pública.

Consecuencias (Formularios de solicitud)

Los términos "resultados" y "consecuencias" son intercambiables.

Contrato de suministros (Contratos y acuerdos)

Los miembros de la comunidad de desarrollo de los medios de comunicación rara vez solicitan contratos de suministro relacionados con la provisión de equipos o el desarrollo de infraestructuras para los beneficiarios de terceros países.

Los contratos de suministros pueden formar parte de un contrato de servicios más amplio.

Contrato de subvención (Contratos y acuerdos)

Las subvenciones suelen tener una estructura presupuestaria diferente a la de los contratos de servicios y se basan en las ideas presentadas por los postulantes en respuesta a las directrices publicadas.

Por regla general, se asignan a través de convocatorias formales de propuestas, pero algunos donantes asignan las subvenciones de forma ad hoc y gestionan programas que aceptan postulaciones a lo largo del año.

Los contratos de subvención son gestionados por el beneficiario, que debe informar al donante según un calendario estructurado, pero que puede tomar decisiones sobre la ejecución y los gastos sin consultar al donante, siempre que se respeten los parámetros acordados.

Contrato marco (Contratos y acuerdos)

Cada vez más, los grandes donantes han canalizado la financiamiento a través de contratos marco que son esencialmente listas de proveedores preferidos.

Las organizaciones ejecutoras pueden solicitar contratos marco individualmente o como parte de un consorcio (en la UE, este último enfoque es más común).

Una vez determinada la lista de contratistas, las oportunidades ad hoc se canalizan a través del contrato marco y las organizaciones o consorcios preseleccionados pueden decidir si se presentan o no a la licitación.

Estas oportunidades no están abiertas a organizaciones ajenas al marco. Los procedimientos de postulación suelen ser simplificados y los plazos de entrega suelen ser muy ajustados.

Convocatorias abiertas (Convocatorias de propuestas y términos de referencia)

Las convocatorias de propuestas suelen denominarse "convocatorias abiertas", lo que significa que están efectivamente abiertas a todas las organizaciones elegibles para presentar sus postulaciones.

Son distintas de las convocatorias que ya han pasado por un proceso de preselección y que, por tanto, sólo están abiertas a un grupo preseleccionado de postulantes. Además, algunos donantes utilizan el término "convocatorias abiertas" para describir los programas de subvenciones que están continuamente abiertos, es decir, que no tienen plazos de presentación y aceptan postulaciones mientras haya fondos disponibles.

Costos indirectos (Presupuestos)

En reconocimiento del hecho de que no es posible detallar todos los costos incurridos por una organización ejecutora, la mayoría de los donantes proporcionan una asignación para "costos indirectos".

En general, los "costos indirectos" son costos de funcionamiento fijos que incluyen las contribuciones al alquiler, las comunicaciones, los servicios jurídicos, la alta dirección, el apoyo informático, etc.

Esta asignación suele calcularse como un porcentaje de los costos directos (los contratos de subvención de la UE, por ejemplo, ofrecen hasta un 7%, mientras que los contratos del gobierno de EE.UU. permiten a los postulantes utilizar un Acuerdo de Tasa de Costos Indirectos Negociados - NICRA).

Hay que tener en cuenta que esto está directamente relacionado con los gastos del proyecto, por lo que, para recibir el valor total de los costos indirectos, un organismo de ejecución tendrá que desembolsar la totalidad de los costos directos

Costos subvencionables (Presupuestos)

Los pliegos de condiciones suelen ofrecer información explícita sobre la naturaleza de los costos que pueden financiarse en los proyectos.

Por lo general, se determinan mediante las rúbricas genéricas presentadas en las plantillas presupuestarias, pero pueden proporcionarse otras orientaciones para evitar dudas.

En la mayoría de los contratos, los costos subvencionables cubrirán todos los despliegues, los gastos generales de producción, los costos de investigación, etc., pero a menudo existe una zona gris en torno a las contribuciones a los salarios del personal a tiempo completo (véase "Costos directos" y "Margen").

Estos pueden ser renegociados durante la fase de contratación.

Algunos ejemplos comunes de costos no subvencionables son los gastos de los servicios de deuda, las pérdidas por cambio de moneda, los créditos a terceros y los costos salariales de los funcionarios.

Costo unitario (Presupuestos)

La mayoría de los presupuestos se basan en costos unitarios, por lo que el postulante determina la unidad pertinente para cada línea de costos (es decir, día, mes, artículo), así como el valor de esa unidad, y a continuación calcula el número de unidades que se necesitarán.

Se espera que los informes financieros estén vinculados a los mismos costos unitarios.

Criterios de admisibilidad (Formularios de solicitud)

La mayoría de los programas de financiamiento tienen estrictos criterios de elegibilidad que determinan qué organizaciones (o individuos) pueden solicitar subvenciones.

Normalmente, los criterios incluirán la nacionalidad (por ejemplo, el país en el que está registrada la organización) y el estatus legal, pero también pueden incluir requisitos para que los postulantes demuestren que han realizado proyectos de un tamaño, valor y complejidad similares en el pasado reciente (a menudo tres años).

Los donantes no hacen excepciones a los criterios de elegibilidad, ya que son fundamentales para su compromiso con la equidad, la apertura y la transparencia. Por lo tanto, deben cumplirse estrictamente.

Cumplimiento (Formularios de solicitud)

Con demasiada frecuencia, las postulaciones de financiamiento se rechazan porque no "cumplen" las normas y criterios establecidos en los términos de referencia o las directrices de presentación. Varios donantes realizan controles de conformidad antes de presentar las postulaciones a los evaluadores o al comité de evaluación.

Estos controles incluirán:

• la elegibilidad de los postulantes (en particular, la nacionalidad y el estatuto jurídico)

• el monto del financiamiento solicitado y los requisitos de cofinanciamiento

• la inclusión de declaraciones o compromisos firmados

Las propuestas que no superen los controles de conformidad pueden ser rechazadas inmediatamente, aunque algunos donantes pueden pedir información complementaria si no están seguros de que se cumplan determinados criterios.

Las solicitudes que no respetan el plazo de presentación se rechazan automáticamente y no tiene ningún valor impugnar este resultado.

Por lo tanto, es fundamental estudiar las instrucciones en detalle y elaborar una lista de comprobación para asegurarse de que se han cubierto todas las bases. No asuma que las directrices de un donante específico son siempre las mismas: los criterios de elegibilidad, por ejemplo, pueden variar de un programa a otro.

Deber de asistencia (Formularios de solicitud)

Tanto los donantes como las organizaciones ejecutoras tienen el deber de proteger a las personas e instituciones que participan en los programas de desarrollo.

Esto se extiende al personal contratado, a las organizaciones asociadas y a los participantes en las actividades del proyecto.

Los planes de deberes de asistencia deben ser equitativos y ofrecer niveles de apoyo similares a los interesados locales e internacionales.

Abarcan temas como la evaluación de riesgos, la seguridad física, la seguridad digital, la formación en seguridad, la gestión del conocimiento, los protocolos de emergencia, los planes de contingencia y las funciones y responsabilidades.

A menudo se exige a los contratistas que incluyan una declaración de que tienen el deber de cuidar a los informantes, a otras partes interesadas en el programa y a su propio personal, y que cumplirán los principios éticos en todas las actividades del programa.

El cumplimiento de este deber de asistencia debe incluirse en los informes provisionales.

Declaración de capacidad (Formularios de solicitud)

La declaración de capacidades de una organización proporciona al donante o a los socios potenciales una visión de sus principales áreas de experiencia y su historial reciente, así como de sus recursos humanos y técnicos.

Debe ser relativamente breve (no más de una página) y captar las características más destacadas de la actividad principal de la organización.

Los ejemplos de desempeño anterior incluidos en una declaración de capacidad deben ser sucintos y deben ser cuidadosamente seleccionados para ilustrar las áreas de experiencia requeridas.

Conviene recordar que, en todas las propuestas, los donantes buscan garantías de que un posible socio ejecutor tiene

• Los sistemas establecidos para gestionar contratos de tamaño y complejidad similares;

• Una reputación de excelencia, innovación y liderazgo de pensamiento en el/los tema/s objetivo;

• Una cartera suficientemente diversa que no sugiera una dependencia excesiva de un solo donante o fuente de financiamiento;

• Un profundo conocimiento del entorno operativo.

Por lo tanto, las declaraciones de capacidad deben adaptarse a cada postulación.

Efectos multiplicadores (Formularios de solicitud)

Los proyectos suelen tener resonancia fuera de los parámetros del marco lógico, aportando beneficios adicionales a otros grupos objetivo o partes interesadas.

Esto puede ser planificado o no, pero es un elemento importante de los informes de los proyectos, ya que los efectos multiplicadores ofrecen a los donantes una buena relación inversión-retorno, así como una buena visión del impacto más amplio y la extensión potencial.

Un buen ejemplo de efecto multiplicador es el de los profesionales formados que imparten nuevas habilidades a sus colegas en el lugar de trabajo.

Elementos transversales (Formularios de solicitud)

Aunque los proyectos suelen comprender un conjunto de flujos de actividades lineales o concurrentes, es probable que haya elementos que sean relevantes para múltiples actividades. La integración de la perspectiva de género es un buen ejemplo, ya que un enfoque sobre la igualdad o la capacitación de las mujeres interesadas podría ser parte integrante de un programa de formación y de un componente de producción que forma parte del mismo proyecto.

En general, los elementos transversales deberían tener sus propios indicadores y objetivos y, por tanto, deberían medirse y supervisarse como parte del esfuerzo más amplio de la MEL.

Enfoque basado en los derechos (Formularios de solicitud)

La Comisión Europea anima a los contratistas a aplicar un enfoque basado en los derechos en todas las intervenciones.

Esto incluye el compromiso de garantizar que las cuestiones relacionadas con los derechos humanos (económicos, políticos, civiles, culturales y sociales) se valoren, supervisen y evalúen adecuadamente en todos los programas.

De acuerdo con esta metodología, las estrategias de los programas deben desarrollar las capacidades de los ciudadanos para reclamar sus derechos humanos y de los titulares de deberes para cumplir con sus obligaciones de respetar los derechos humanos.

Los donantes y los organismos de ejecución también deben garantizar que los titulares de derechos tengan la oportunidad de dar forma a las estrategias de los proyectos. Esta participación debe dar prioridad a los grupos marginados.

Por último, las actividades deben "promover mecanismos accesibles, transparentes y eficaces de rendición de cuentas", lo que incluye proporcionar un acceso adecuado a la información en las lenguas locales.

En general, el enfoque basado en los derechos ofrece una serie de modelos de buenas prácticas que pueden ayudar a dar forma a las metodologías de intervención y promover la apropiación local.

Entidades asociadas (Partes interesadas)

Las directrices de la UE entran en detalle sobre las entidades afiliadas.

Se trata de organizaciones que tienen un "vínculo estructural" con el postulante principal o un copostulante, aunque se estipula que este vínculo no debe limitarse a la acción ni establecerse a efectos de la acción.

Pueden ser entidades controladas por el postulante (empresas filiales); entidades que controlan al postulante (empresas matrices); entidades bajo el mismo control que el postulante (empresas hermanas); o miembros de la red, federación o asociación del postulante (si el postulante tiene esta condición).

Se permite a las entidades afiliadas declarar los costos subvencionables asociados a la ejecución de la acción.

Entregables (Formularios de solicitud)

Un producto final es otro término para referirse a un resultado. Es un producto o servicio que el organismo ejecutor se ha comprometido a entregar en un plazo y con un presupuesto determinados.

Los entregables son el resultado de un conjunto de actividades o de un proceso de desarrollo

Evaluación (Formularios de solicitud)

La evaluación suele consistir en una investigación objetiva, cuantitativa o cualitativa, destinada a determinar si un proyecto ha cumplido o no sus objetivos declarados (establecidos mediante indicadores de éxito).

Algunos ejemplos son los sondeos de opinión o las encuestas sectoriales, así como el análisis de las cifras de audiencia o el tráfico en línea.

Las evaluaciones externas independientes pueden incluirse como parte de las actividades propuestas de un proyecto o ser encargadas por los donantes y financiadas con fuentes ajenas al presupuesto del proyecto.

Expertos clave (Partes interesadas)

El personal clave nombrado en una postulación suele denominarse "expertos clave".

Por lo general, desempeñan funciones de gestión y prestan asistencia técnica para componentes específicos de un proyecto.

Los currículos de los expertos clave se presentan como parte de una postulación y se puntúan según los criterios establecidos. En algunos casos, pueden suponer un porcentaje significativo de los puntos disponibles, por lo que es importante que los licitadores se aseguren de que cumplen los requisitos de los términos de referencia con la mayor exactitud posible.

En el caso de las postulaciones de la UE, los expertos clave deben ser exclusivos del postulante; no siempre es así con otros donantes.

Expertos no clave (Partes interesadas)

Además de los expertos clave, generalmente se pide a los licitadores que demuestren que pueden desplegar una serie de otras competencias y conocimientos en forma de expertos no clave, es decir, personas que trabajan en el proyecto de forma puntual, durante cortos periodos de tiempo.

Aunque el número total de días de trabajo de estos expertos puede definirse en los términos de referencia, no es necesario presentar sus currículos como parte de la postulación.

Sin embargo, es común que los postulantes proporcionen breves biografías de los expertos no clave en la postulación técnica, dando así a los evaluadores una idea de la gama de consultores a los que se puede recurrir y la amplitud de su experiencia.

Expresión de interés (solicitudes y postulaciones)

Las licitaciones de contratos de servicios suelen comenzar con un anuncio de licitación en el que se invita a los postulantes que reúnen los requisitos a presentar una manifestación de interés.

Los aspirantes deben presentar información básica sobre su organización, así como detalles sobre su rendimiento anterior y su capacidad técnica y/o financiera.

Además, se puede pedir a los licitadores que cumplan una serie de criterios que demuestren que tienen experiencia en la ejecución de un programa de escala similar y de valor equivalente, posiblemente también en un entorno comparable.

En el caso de los contratos de servicios de la UE, se anima a las organizaciones ejecutoras a presentar sus postulaciones como parte de un consorcio y, en estos casos, se puede tener en cuenta el historial colectivo del consorcio.

Financiamiento básico (Presupuestos)

Se trata esencialmente de un financiamiento que cubre los gastos generales fijos, incluidos los costos de personal a tiempo completo y los gastos de funcionamiento, y que se asigna para garantizar que los beneficiarios puedan seguir funcionando a largo plazo sin depender de un nivel constante de ingresos del proyecto.

El financiamiento institucional o básico es el Santo Grial para la mayoría de las organizaciones de desarrollo, ya sean organizaciones benéficas, ONG o fundaciones.

El financiamiento básico ofrece a las organizaciones un mayor espacio para invertir en el desarrollo empresarial, la investigación, la elaboración de políticas, la comunicación y otras áreas que son difíciles de incluir en los presupuestos de los proyectos.

Les aísla del impacto económico de los cambios en el panorama de los donantes o de los picos y caídas que son una característica inevitable de las operaciones sin ánimo de lucro.

Muy pocos donantes ofrecen oportunidades de financiamiento básico; lo más frecuente es que este tipo de apoyo financiero lo proporcionen los gobiernos, las dotaciones o las organizaciones afiliadas.

Financiamiento programático (Presupuestos)

Este término se utiliza para describir el financiamiento que no está basado en proyectos.

Los "programas" suelen ser temáticos o geográficos y se definen como un conjunto de subproyectos interrelacionados, unificados por una visión global, objetivos comunes y contribución a los objetivos estratégicos, que ofrecerán resultados e impactos sostenidos dentro de las áreas prioritarias de un donante.

Los programas suelen elaborarse y negociarse en estrecha colaboración con los gobiernos nacionales y otros donantes, por lo que deben

• reforzar la apropiación local

• promover la integración de los resultados del programa en la toma de decisiones local y

• aumentar las oportunidades de cofinanciamiento

El enfoque se basa en la premisa de que las actividades basadas en proyectos proporcionan a los países beneficiarios muy poca influencia sobre la transformación de todo el sector, mientras que un enfoque programático tiene más probabilidades de ofrecer sinergias y resultados que beneficien a todas las partes interesadas.

Fuentes de verificación (Formularios de solicitud)

Todos los indicadores requieren una fuente de verificación.

La verificación en origen es un medio para evaluar objetivamente si se han alcanzado o no los objetivos.

Estas fuentes pueden ser externas al proyecto (por ejemplo, informes de terceros centrados en cuestiones relacionadas) o formar parte del programa de seguimiento y evaluación (por ejemplo, los resultados de las encuestas, las conclusiones de los grupos de discusión, las transcripciones de las entrevistas con informantes clave, los cuestionarios de autoevaluación, etc.).

Las fuentes deben permitir a un evaluador externo ver una relación directa entre las actividades del proyecto y los resultados previstos.

Es una buena práctica indicar la frecuencia de las fuentes de datos y asegurarse de que son coherentes con los hitos y los objetivos.

Algunos marcos lógicos también incluyen el requisito de especificar quién se encargará de recoger los datos y con qué frecuencia.

La calidad de las fuentes externas (de terceros) debe evaluarse examinando las metodologías utilizadas y considerando su alcance.

Garantía de calidad (Formularios de solicitud)

Se anima a las organizaciones ejecutoras a que describan las medidas que adoptarán tanto el respaldar y poner en marcha equipos que garanticen normas de alta calidad en todo el ciclo de vida del proyecto.

Estas medidas deben ser gestionadas por personal designado que tenga la responsabilidad de garantizar el cumplimiento de los indicadores indicadores claves de rendimiento y la coherencia de los resultados. Existen varias normas de control de calidad (por ejemplo, IS0 9001), que proporcionan un marco de trabajo probado para los gestores de proyectos.

Gastos generales (Presupuestos)

Los gastos generales son, por lo general, costos de gestión que incluyen los costos fijos en los que incurren las organizaciones en su base de operaciones, así como los gastos específicos del proyecto relacionados con el personal en puestos de gestión, logísticos o administrativos.

Cubrir los gastos generales con los ingresos de los proyectos sigue siendo un reto importante, sobre todo para las organizaciones que no cuentan con financiamiento básica sin restricciones, dotaciones o apoyo institucional.

En su mayor parte, los gastos generales se cubren en parte con las asignaciones para costos indirectos (véase "costos indirectos") y en parte con las contribuciones a los salarios que se presentan como costos directos de una acción.

Gastos imprevistos (Presupuestos)

Las normas relativas a los gastos imprevistos suelen estar detalladas en los términos de referencia e incluyen ámbitos como los viajes, los gastos de celebración de actos, los estudios de investigación, el diseño gráfico, el desarrollo técnico, la traducción y los materiales de visibilidad.

No es posible que los contratistas cobren una comisión de gestión por los gastos incidentales y los informes financieros deben incluir pruebas documentales detalladas de los costos reales incurridos.

Se requiere una modificación del contrato para transferir fondos del presupuesto de gastos imprevistos al presupuesto basado en honorarios. No es posible transferir fondos en sentido contrario.

Los contratos de servicios de la UE también incluyen una dotación fija para gastos imprevistos que se refiere a todos los costos que quedan fuera de la parte del presupuesto basado en honorarios.

Gestión del conocimiento (Formularios de solicitud)

En los últimos años, los donantes han mostrado un gran interés por una adecuada gestión del conocimiento. El objetivo es captar el aprendizaje generado por un proyecto y compartirlo con las partes interesadas, tanto interna como externamente.

La gestión eficaz del conocimiento puede desempeñar un papel importante para garantizar que los modelos de buenas prácticas se pongan a disposición de otros actores que operan en el mismo campo, al tiempo que ofrece a las organizaciones de desarrollo de los medios de comunicación la oportunidad de evitar errores comunes o conceptos erróneos.

Otro aspecto clave de la gestión del conocimiento en los proyectos es la capacidad de garantizar la continuidad de la organización durante los cambios de personal o de socios.

El problema de la gestión del conocimiento es que rara vez tiene lugar fuera de los confines de los programas u organizaciones específicas y a menudo se promulga solo en plataformas cerradas. También hay cuestiones de protección de datos y otras sensibilidades que la hacen problemática.

Grupos objetivo (Formularios de solicitud)

Los grupos objetivo son las partes interesadas que se benefician directamente de las actividades previstas en el plan de trabajo del proyecto.

Lo son, según la UE:

"grupos/entidades que se beneficiarán directamente de la acción a nivel de propósito de la acción".

Dos ejemplos:

El grupo objetivo de un programa de formación en periodismo serían las personas que pueden asistir a los cursos.

El grupo objetivo de un programa de reforma legal serían los legisladores y otros interlocutores que participan directamente en el desarrollo de la nueva legislación y a los que se les pedirá que la apliquen.

Los grupos objetivo suelen ser cuantificables y, en algunos casos, pueden ser muy pequeños.

Varios donantes distinguen entre grupos objetivo y beneficiarios finales.

Hitos (Formularios de solicitud)

Definidos como la "trayectoria deseada desde la línea base hasta el objetivo", los hitos se utilizan para ayudar a seguir el progreso a lo largo de un período de tiempo.

Dan a los gestores la oportunidad de revisar o modificar las actividades en aquellos casos en los que los hitos indican que no se están cumpliendo los objetivos.

Indicadores clave de rendimiento (Formularios de solicitud)

Los indicadores clave de rendimiento suelen referirse a la gestión de los contratos, más que a los indicadores a nivel de resultados que miden el éxito de las diferentes líneas de trabajo o de las actividades.

Los indicadores clave de rendimiento dan a los donantes la oportunidad de evaluar el desempeño del organismo ejecutor en cuanto al cumplimiento de los hitos, la consecución de normas de alta calidad y la facilitación de una comunicación eficaz entre las partes interesadas.

Los indicadores clave de rendimiento deben acordarse al inicio de un programa y reflejarse en los informes de progreso. Pueden revisarse si el diseño y el plan de trabajo de un proyecto sufren modificaciones significativas debido a cambios imprevistos en el entorno operativo.

Los indicadores claves de rendimiento típicos incluyen:

• Calidad y entrega, incluida la consecución puntual de los hitos y la gestión eficaz de los riesgos

• Gestión financiera y previsión, incluidos los controles de costos y la presentación puntual de previsiones y facturas

• Rendimiento del personal, incluidos los niveles adecuados de experiencia asignados al programa y la capacidad de abordar los problemas con los canales de escalamiento adecuados

• Gestión de las relaciones con los clientes, incluida la capacidad de respuesta y la regularidad de las comunicaciones

• Mejora e innovación continuas, incluida la capacidad de maximizar la rentabilidad y de captar e incorporar activamente las lecciones aprendidas

• Salvaguardias medioambientales y sociales, incluyendo esfuerzos para minimizar el impacto en el medio ambiente y una política proactiva de contratación de personal local siempre que sea posible

Indicadores (de éxito) (Formularios de solicitud)

También denominados "indicadores objetivamente verificables" (IOV), los indicadores proporcionan a los donantes un criterio para evaluar el impacto real de un proyecto. Los indicadores suelen estar vinculados tanto a los resultados como a los productos y son, quizás, más útiles cuando incorporan un valor numérico (por ejemplo, un porcentaje o una cantidad).

Según la Oficina de Asuntos Exteriores y de la Commonwealth:

"Los indicadores son medidas de rendimiento, que nos dicen lo que se va a medir, no lo que se va a conseguir".

Deben ser específicos y pertinentes, así como estar desglosados cuando sea necesario.

En los proyectos de desarrollo de medios de comunicación, los indicadores de éxito suelen estar relacionados con cuestiones como:

• El alcance de la programación

• Cambios cuantificables en las actitudes o comportamientos tanto de los grupos objetivo como de los beneficiarios finales

• Pruebas de la asimilación de los resultados del proyecto, incluida la solicitud de las nuevas competencias a la práctica

• Pruebas del cambio institucional (por ejemplo, la adopción de políticas o procedimientos)

• Niveles de compromiso de la audiencia

Insumos (Formularios de solicitud)

Los insumos representan el punto de partida de una Teoría del Cambio, y suelen abarcar la cantidad de dinero aportada por el donante, así como los recursos para la gestión del proyecto y la experiencia desplegada tanto por el donante como por el organismo ejecutor.

Investigación de base (Formularios de solicitud)

Los programas de seguimiento y evaluación necesitan un punto de partida, una línea de base que permita medir los avances. A veces, estos datos están disponibles en fuentes de terceros, pero, en la mayoría de los casos, la investigación de la línea de base tiene que ser hecha a medida y orientada adecuadamente a los resultados y objetivos previstos de un programa.

En las comunicaciones para el cambio de comportamiento, por ejemplo, la investigación puede necesitar establecer las actitudes existentes hacia un tema objetivo para que las futuras oleadas de encuestas puedan establecer si estas actitudes han cambiado o no como resultado de la intervención.

Investigación final (Formularios de solicitud)

Esta fase de la investigación puede incluir elementos cualitativos y/o cuantitativos, que demuestren hasta qué punto un programa ha tenido éxito en el cumplimiento de sus objetivos declarados y en la consecución del cambio deseado.

Una investigación final creíble tendrá que dirigirse a los mismos grupos de identidad que la investigación de referencia, aunque tratará de diferenciar entre los que han estado expuestos a los resultados del programa y los que no.

Investigación intermedia (Formularios de solicitud)

La investigación realizada a mitad de camino ayuda a determinar hasta qué punto la programación está teniendo el impacto deseado y da a las organizaciones ejecutoras la oportunidad de modificar su enfoque y estrategia si los resultados sugieren lo contrario.

En algunos programas, el trabajo de seguimiento eficaz puede sustituir a la investigación intermedia, proporcionando información sobre la respuesta de la audiencia o la asimilación de forma continua.

Licitaciones (Convocatoria de propuestas y pliegos de condiciones)

Una licitación es un proceso de contratación competitivo por el que un donante da a los postulantes preseleccionados (que suelen trabajar en consorcios) la oportunidad de presentar una postulación técnica y financiera para un conjunto predefinido de servicios. Estos servicios se describen detalladamente en los términos de referencia de la licitación.

Efectivamente, los postulantes deben demostrar que disponen de los recursos, la experiencia y las metodologías necesarias para alcanzar los objetivos del proyecto, así como un profundo conocimiento del entorno operativo y del contexto en el que se desarrollará el proyecto.

La postulación financiera también debe ser competitiva, pero no se trata simplemente de rebajar la postulación de los consorcios rivales. Por lo general, la matriz de puntuación está ponderada a favor de la postulación técnica, por lo que una propuesta muy sólida puede ganar una licitación, incluso si la postulación financiera no es la más baja de las presentadas.

En las licitaciones de la UE, la opinión generalizada es que los licitadores deben presentar un presupuesto entre un 8% y un 12% inferior al máximo permitido. Sin embargo, hay muchos ejemplos de licitaciones exitosas que han navegado mucho más cerca del viento.

Línea base (Formularios de solicitud)

Utilizada a menudo en los marcos lógicos o en los marcos de resultados, una línea base es el valor actual de un indicador que proporciona una medida de la situación antes de que comience el proyecto (es probable que sea 0 si el proyecto es nuevo).

Por lo tanto, se utiliza para medir el cambio y supervisar el progreso a lo largo del ciclo de vida del proyecto y a menudo se monta en la fase de apertura.

Lógica de intervención (Formularios de solicitud)

La lógica de la intervención es una versión narrativa de la Teoría del Cambio, que explica cómo "las actividades conducirán a los productos, los productos a los resultados y los resultados al impacto previsto".

Suele describirse mediante el uso de fórmulas como "si", "entonces" y "por lo tanto" y es una forma práctica de articular la progresión lógica de una idea.

La lógica de la intervención también puede incluir una descripción de los vínculos y las relaciones entre los grupos de actividades.

Lotes (Convocatoria de propuestas y pliegos de condiciones)

Las convocatorias de propuestas pueden dividirse en lotes separados, cada uno con una asignación presupuestaria y un enfoque temático. La idea es garantizar que los presupuestos globales puedan repartirse adecuadamente entre las prioridades básicas.

Suele haber límites en el número de lotes que una organización puede solicitar dentro de un mismo programa.

Marco lógico (Formularios de solicitud)

Un marco lógico (logframe) es una matriz que presenta las hipótesis, los indicadores, los objetivos, las líneas base y las fuentes de verificación relacionadas con los resultados y productos previstos de un proyecto.

Ofrece a los evaluadores de proyectos la oportunidad de poner a prueba el diseño de un proyecto valorando hasta qué punto los resultados son realistas y hasta qué punto puede medirse el progreso hacia esos resultados. Un marco lógico también proporciona a los gestores de proyectos una herramienta para supervisar el progreso y, potencialmente, para garantizar la corrección oportuna del rumbo.

Los donantes tienden a utilizar diferentes plantillas para los marcos lógicos y algunos los han abandonado en favor de los gráficos de la Teoría del Cambio, pero siguen representando el marco más común para el diseño de proyectos, actuando como punto de partida para el desarrollo de ideas de proyectos y también como una forma de garantizar que los socios y colaboradores tengan una visión compartida del programa.

La mayoría de los donantes aceptan que los marcos lógicos son documentos dinámicos que deben revisarse y actualizarse a medida que se desarrolla el proyecto.

Las organizaciones ejecutoras no deben temer renegociar los objetivos propuestos para gestionar adecuadamente las expectativas de los principales interesados.

Margen (Formularios de solicitud)

El término "margen" se utiliza más a menudo en relación con los contratos de honorarios y es efectivamente la diferencia entre los costos reales de implementación y la tarifa acordada.

Por ejemplo, si la tarifa diaria de un experto es de 800 euros, pero el experto cobra 500 euros al día, el margen sería de 300 euros. Los contratistas utilizan el margen o "profit" para cubrir sus gastos de gestión y funcionamiento.

En los contratos de servicios de la UE no existe la obligación de rendir cuentas de cómo se gasta el margen.

Metodología (Formularios de solicitud)

También denominada "enfoque", la metodología comprende las técnicas y métodos que empleará el proyecto para cumplir sus compromisos programáticos.

En particular, la descripción de la metodología de un proyecto debe incluir un análisis de la secuencia de actividades y la interrelación entre ellas.

También debe explicar por qué se han seleccionado determinadas técnicas.

Por ejemplo, al presentar las ventajas de la tutoría en el puesto de trabajo como enfoque elegido para un programa de desarrollo de capacidades, un postulante de subvención podría explicar que la tutoría puede ser más eficaz que la formación en el aula porque el enfoque de aprendizaje en la práctica garantiza la transmisión de las habilidades pertinentes en un entorno de trabajo práctico.

Matriz de riesgos/análisis de riesgos (Formularios de solicitud)

Una matriz de riesgos sólida y completa ayuda a garantizar a un donante potencial que los autores del proyecto son plenamente conscientes de cualquier factor o amenaza que pueda desbaratar las actividades propuestas o comprometer la capacidad del proyecto para alcanzar sus objetivos declarados.

Existen múltiples formatos de matrices de riesgo, pero la mayoría dividen los riesgos en categorías genéricas, como los riesgos políticos, programáticos, de reputación, económicos, fiduciarios y de seguridad.

La probabilidad y el impacto potencial de los riesgos deben evaluarse, a veces mediante un sistema basado en puntos, demostrando así hasta qué punto estos riesgos pueden ser gestionados y mitigados.

Narrativa (Solicitudes y postulaciones)

La palabra "narrativa" se utiliza para designar la parte de una postulación de subvención que describe el proyecto en detalle, incluyendo su justificación, objetivos, resultados, actividades, recursos, calendario y disposiciones de gestión.

En otras palabras, se trata de un texto extenso sobre el "por qué", el "qué", el "cómo" y el "cuándo" de un proyecto. Es distinto de los demás elementos comunes de una solicitud, como el presupuesto, el marco lógico o cualquier documento de apoyo. Además, algunos donantes pueden exigir una "descripción del presupuesto" que presente una explicación y justificación detallada de los costos.

Nivel de esfuerzo (Presupuestos)

El nivel de esfuerzo es un término utilizado para describir la proporción de tiempo que un miembro del personal puede dedicar a un proyecto.

Por ejemplo, si se prevé que un gestor pase un día a la semana apoyando las actividades propuestas, el nivel de esfuerzo (LoE) se presentará como un 20%. Esto se utiliza para calcular la proporción del salario de una persona que puede imputarse razonablemente al presupuesto del proyecto.

No hacer daño (Formularios de solicitud)

A menudo confundidas con el "deber de asistencia", las políticas de "no hacer daño" se centran en la interacción entre un proyecto y su entorno operativo.

La OCDE ofrece la siguiente definición:

"No hacer daño significa esencialmente que la intervención externa no socave los procesos de construcción del Estado. Los [actores internacionales] pueden hacer daño inadvertidamente cuando los recursos que entregan o las reformas políticas que propugnan exacerban, en lugar de mitigar, las condiciones para el conflicto violento, o debilitan, en lugar de fortalecer, al Estado como lugar de toma de decisiones y elaboración de políticas públicas sobre el despliegue de recursos".

Los donantes exigen cada vez más garantías de protección frente a la violencia, la explotación y los abusos por su participación, directa o indirecta, en sus proveedores y programas.

El objetivo declarado del DFID* (ahora parte del FCDO) es

"evitar hacer daño garantizando que nuestras intervenciones no mantengan relaciones de poder desiguales, refuercen la exclusión social y las instituciones depredadoras, exacerben la conflictividad, contribuyan a los riesgos de los derechos humanos, y/o creen o agraven la escasez de recursos, el cambio climático y/o el daño medioambiental, y/o aumenten la vulnerabilidad de las comunidades a las crisis y las tendencias. Tratamos de garantizar que nuestras intervenciones no desplacen o socaven la capacidad local ni impongan cargas financieras a largo plazo a los gobiernos asociados".

*Aunque el DFID ya no existe, el documento al que se hace referencia aquí aún no ha sido sustituido por un FCDO alternativo.

Las políticas de No Hacer Daño deben contemplar áreas como la conducta del personal, la apropiación local, la inclusión, la diversidad, la sensibilidad conflictiva y los mecanismos para tratar las quejas.

Nota conceptual (Soluciones y postulaciones)

Se trata de un documento de 4 ó 5 páginas en el que se exponen las ideas fundamentales y el planteamiento de un proyecto, así como la descripción de cualquier asociación formal que forme parte del diseño del proyecto.

Las notas conceptuales suelen solicitarse como primera fase de un proceso de postulación de subvenciones, lo que da a los donantes la oportunidad de preseleccionar las propuestas que, en su opinión, mejor reflejan los objetivos y prioridades del programa.

A continuación, se invita a los postulantes preseleccionados a presentar una postulación completa que debe mantener los elementos principales de la nota conceptual, incluidas las asociaciones implicadas y el importe del presupuesto propuesto.

Objetivo (Formularios de solicitud)

Los objetivos muestran lo que se puede conseguir a lo largo del ciclo de vida acordado y, por tanto, suelen fijarse para las fases finales del proyecto.

Por lo general, se basan en las pruebas de intervenciones anteriores y deben ser lo más realistas posible, teniendo en cuenta el contexto, las influencias externas y los supuestos.

Es un error ser demasiado ambicioso, ya que esto puede llevar más tarde a la percepción de que el proyecto ha prometido demasiado y no ha cumplido.

Los objetivos deben desglosarse siempre que sea posible.

Objetivos específicos (Formularios de solicitud)

Los objetivos específicos de una solicitud deben ser alcanzables en el plazo propuesto, pero esto dependerá en última instancia de que se cumplan los objetivos de resultados y de que se justifiquen los supuestos clave.

Los objetivos son estratégicos y probablemente sean aspiraciones a largo plazo (a diferencia de los resultados a corto y medio plazo).

El progreso hacia los objetivos específicos se evaluará en momentos clave a lo largo del ciclo de vida del proyecto, pero los objetivos no ofrecen un estado final del mismo modo que los resultados, sino que presentan un camino hacia el éxito.

Objetivo general (Formularios de solicitud)

A veces denominado super-objetivo, el objetivo general del proyecto es una aspiración programática a largo plazo que se derivará de una combinación de los resultados del proyecto y de los obtenidos por otras intervenciones o procesos.

En otras palabras, el objetivo general no tiene por qué ser alcanzable sólo por el proyecto en cuestión: el éxito a largo plazo dependerá de que se realicen progresos en múltiples líneas de trabajo, incluido el proyecto.

El éxito también dependerá de una serie de factores e influencias externas.

El objetivo general se presenta a veces como una declaración de impacto que, según las orientaciones del DFID*:

"puede estar anidado en compromisos más amplios y puede basarse en los objetivos más amplios del programa de un financiador".

*Aunque el DFID ya no existe, el documento al que se hace referencia aquí todavía no ha sido sustituido por un FCDO alternativo.

Participación (Formularios de solicitud)

La participación consiste en las acciones realizadas por el público en respuesta a los productos de comunicación. Algunos ejemplos son la participación en las redes sociales, compartir una publicación y los comentarios en diversas plataformas.

Pueden utilizarse para medir los cambios de comportamiento y actitudes del público objetivo.

La participación se presenta en las Teorías del Cambio como una fase entre los productos (por ejemplo, la programación) y los resultados (por ejemplo, el cambio de comportamiento).

Plan de contingencia (Formularios de solicitud)

Un plan de contingencia es un elemento esencial de una estrategia de gestión adaptativa, que muestra que hay formas viables de garantizar la continuidad de la organizaicón, incluso si los niveles de amenaza son elevados.

Un plan de contingencia debe contemplar múltiples escenarios al tiempo que incorpora medidas para salvaguardar la reputación y la credibilidad del proyecto.

Estos planes son documentos vivos que deben revisarse y actualizarse a medida que se desarrolla el proyecto.

Plan de difusión (Formularios de solicitud)

Un plan de difusión se refiere a las medidas para compartir los resultados de los proyectos, ya sean contenidos de los medios de comunicación, resultados de la investigación o materiales de formación.

Los donantes esperan que los organismos de ejecución demuestren que están logrando una buena relación inversión-retorno, haciendo que los productos estén lo más ampliamente posible disponibles y trabajando hacia la sostenibilidad a largo plazo, asegurando que los productos clave sean adoptados o institucionalizados por una serie de partes interesadas.

Plan de seguridad (Formularios de solicitud)

El plan de seguridad debe abordar la seguridad digital y de la información, así como los riesgos personales y las amenazas externas a la continuidad de la organización.

Debe describir las medidas establecidas para proteger al personal del proyecto de las amenazas externas y sacarlo de situaciones peligrosas. En el caso de los proyectos con presencia en el país, otras áreas a considerar podrían ser:

• seguridad a nivel de edificio;

• la debida diligencia al seleccionar los locales para las actividades de grupo (por ejemplo, la formación);

• transporte seguro para el personal y los participantes; equipo de protección para entornos hostiles;

• y comunicaciones seguras.

Garantizar la integridad de los datos también es fundamental, por lo que hay que perfilar las medidas de seguridad informática.

Postulación completa (Solicitudes y postulaciones)

Una postulación completa permite a los aspirantes a becarios poner la carne en el asador de su idea, presentando los aspectos clave de la propuesta en apartados genéricos.

Normalmente, estos títulos incluirán una justificación de la intervención; una descripción detallada de las actividades propuestas; un análisis de los grupos destinatarios y sus necesidades; el enfoque y la metodología; los riesgos y las hipótesis; y cuestiones clave como la sostenibilidad y los efectos multiplicadores.

La mayoría de los donantes ofrecen una plantilla para las postulaciones completas que incluye una hoja de cálculo del presupuesto y un marco lógico. Las postulaciones suelen evaluarse según una matriz de puntuación que se presenta en los términos de referencia.

Postulación financiera (Solicitudes y postulaciones)

Las Postulaciones Técnicas van acompañadas de una Postulación Financiera que se abre y evalúa sólo después de que las Postulaciones Técnicas hayan sido revisadas y puntuadas.

Por lo general, los licitadores se esfuerzan por presentar un presupuesto competitivo que ofrezca un descuento sobre el presupuesto máximo disponible.

Sin embargo, en la matriz de puntuación, la ponderación suele recaer en la Postulación Técnica, lo que significa que los licitadores con una propuesta muy sólida pueden no sentir la necesidad de presentar una postulación económicamente ventajosa.

Postulación técnica (Solicitudes y postulaciones)

Una postulación técnica es el término utilizado para describir la propuesta narrativa en una licitación. Suele incluir un conjunto de currículos de expertos clave cuyas cualificaciones profesionales se evalúan como parte de la postulación.

Las postulaciones técnicas se presentan en respuesta a los términos de referencia elaborados por la Autoridad Contratante y, por regla general, deben tratar de demostrar que el licitador comprende plenamente las tareas prescritas y dispone de una metodología eficaz para llevarlas a cabo.

Las Postulaciones Técnicas también deben reflexionar un conocimiento profundo de los riesgos, retos y oportunidades inherentes al entorno operativo.

Postulante/socio principal (Partes interesadas)

Cuando más de una organización participa en una postulación de subvención, el proceso de licitación requiere que un miembro del consorcio sea designado como "líder".

Por lo general, es el socio principal el que coordina la preparación de la propuesta, impulsa el diseño del proyecto y, en caso de que la postulación sea exitosa, firma el contrato con el donante.

Por lo tanto, el responsable gestionará el contrato, informando sobre los resultados con respecto a los indicadores clave de rendimiento y presentando postulaciones formales de modificación del contrato cuando sea necesario.

Postulante único (Partes interesadas)

Los vínculos estructurales pueden establecerse con el único propósito de la ejecución del proyecto.

Un postulante único o un beneficiario único es una entidad jurídica formada por varias entidades (un grupo de entidades) que cumplen colectivamente los criterios de elegibilidad.

El ejemplo que se suele dar en las directrices para los postulantes es "una asociación formada por sus miembros".

Las entidades que componen un postulante único suelen tratarse como entidades afiliadas a efectos del diseño del proyecto y del presupuesto.

Presupuesto basado en honorarios (Presupuestos)

Un presupuesto basado en honorarios presenta un enfoque simplificado tanto para el diseño del presupuesto como para la presentación de informes financieros. Los costos de un proyecto se estructuran según un número acordado de días de trabajo y a cada día de trabajo se le asigna un valor acordado.

El valor (o tarifa) lo suele determinar el licitador y varía según las categorías de expertos (por ejemplo, clave, senior, junior, etc.).

La tarifa está "cargada", lo que significa que debe cubrir el costo real del experto (es decir, los honorarios de consultoría) y los gastos generales de gestión.

Durante la fase de ejecución, los contratistas informan sobre el cumplimiento de estos días presentando hojas de trabajo firmadas en las que se detalla el número de días trabajados por cada experto a lo largo de un mes.

También puede exigirse documentación adicional, como pruebas de viaje y pagos.

Presupuesto para imprevistos (Presupuestos)

Algunos donantes permiten incluir en el presupuesto de un proyecto una cantidad fija de financiamiento para imprevistos.

Los presupuestos de la UE, por ejemplo, permiten hasta un 5%.

Cuando existe esta opción, los postulantes no suelen estar obligados a incluir un presupuesto para imprevistos que, en cualquier caso, no puede utilizarse sin el permiso de la Autoridad Contratante.

Las plantillas recientes sugieren que muchos programas de la UE han eliminado progresivamente la asignación para imprevistos.

Principios SMART (Formularios de solicitud)

Los principios SMART ofrecen un marco útil para establecer y poner a prueba los objetivos del proyecto.

SMART es un acrónimo que suele entenderse como Specific (específico), Measurable (medible), Achievable (alcanzable), Relevant (relevante) y Time-bound (limitado en el tiempo) (aunque la "R" a veces se da como "realista").

En una postulación de financiamiento, puede ser útil utilizar los principios SMART para estructurar la discusión de sus objetivos. Las viñetas que aparecen a continuación ofrecen algunas indicaciones

• Específicos: exponer qué significa el objetivo en términos reales, a quién afectará y cómo.

• Medible: explique los parámetros y mecanismos que se utilizarán para registrar los avances hacia el objetivo, utilizando indicadores clave de éxito.

• Alcanzable: considere los activos, recursos y metodologías que desplegará para lograr el objetivo declarado.

• Pertinente: proporcione una breve visión de por qué es necesario este objetivo y cómo responde a las necesidades percibidas dentro del sector/tema en cuestión.

• Con plazos: ofrezca una indicación del plazo necesario para llevar a cabo las actividades que le permitirán trabajar hacia el objetivo.

Productos (Formularios de solicitud)

Los productos se definen como los entregables (bienes y servicios) directos/tangibles que ofrece un proyecto.

Los productos proporcionarán las condiciones necesarias para lograr el resultado, por lo que la lógica de la cadena de resultados desde el producto hasta el resultado debe ser clara.

En los proyectos de desarrollo de los medios de comunicación, los productos incluyen entregables tangibles como la programación, las publicaciones y los materiales de formación, así como beneficios intangibles como las habilidades y los conocimientos técnicos adquiridos por los participantes.

Relación inversión-retorno (Formularios de solicitud)

Varios donantes exigen que en las propuestas de proyectos se hable de la rentabilidad, evaluando así el modo en que las organizaciones ejecutoras garantizarán que los fondos se gestionen adecuadamente y logren un rendimiento óptimo de la inversión.

Según el DFID*:

"El propósito de la rentabilidad es desarrollar una mejor comprensión y una mejor articulación de los costos y los resultados para que podamos tomar decisiones más informadas y basadas en la evidencia".

Los donantes del gobierno del Reino Unido recomiendan que la rentabilidad se considere en cuatro áreas clave: economía, eficiencia, eficacia y equidad. Estos marcadores demuestran cómo se mantendrán los costos a un nivel aceptable, pero también cómo se distribuirán los fondos de forma justa, centrándose en una inclusión adecuada.

Los enfoques de gestión de la calidad deben incluir un proceso de mejora continua y un conjunto acordado de indicadores de gestión de la calidad debe ser supervisado de forma regular, y luego presentado en informes intermedios y revisiones anuales.

*Aunque el DFID ya no existe, el documento al que se hace referencia aquí aún no ha sido sustituido por un FCDO alternativo.

Replicación (Formularios de solicitud)

Aunque a menudo se tratan en la misma sección de una postulación de subvención, la reproducción y los efectos multiplicadores tienen connotaciones diferentes.

Los resultados que se reproducen son adoptados por otras partes interesadas fuera del ámbito inmediato del proyecto.

Por ejemplo, un formato de programa o un modelo de negocio que se desarrolla en colaboración con un medio de comunicación y que luego es adoptado por otros.

Salvaguardia (Formularios de solicitud)

Esta área tiene mucho en común con el "deber de asistencia", pero generalmente se refiere a las medidas que se ponen en marcha para proteger a los grupos vulnerables de cualquier consecuencia negativa por participar en programas de desarrollo.

Un buen ejemplo es la protección de las mujeres de sociedades conservadoras que son invitadas a participar en estudios de investigación o en oportunidades de formación.

Las políticas de salvaguardia también pueden abarcar la protección de los datos relativos a las personas que participan en actividades que pueden ser consideradas negativamente por las estructuras informales de poder, los compañeros o los miembros de la familia.

Seguimiento (Formularios de solicitud)

Aunque el seguimiento, la evaluación y el aprendizaje (MEL) suelen agruparse, representan diferentes etapas en un esfuerzo lineal continuo para evaluar el impacto de un proyecto.

El seguimiento es una actividad periódica que genera información sobre el progreso de un proyecto y permite a los organismos de ejecución aprender de las opiniones de las partes interesadas y, en caso necesario, recalibrar las actividades en función de esas opiniones.

Las herramientas de seguimiento suelen ser cualitativas y pueden incluir grupos de discusión, cuestionarios de autoevaluación o entrevistas con informadores clave.

Un buen ejemplo es la escucha de las redes sociales, cuyo objetivo es captar la respuesta del público a los contenidos y los niveles de participación de la audiencia en las plataformas clave.

Sensibilidad al conflicto (Formularios de solicitud)

Los donantes alientan a los organismos de ejecución a reconocer y evitar los peligros de exacerbar las tensiones o profundizar las líneas divisorias que existen en las sociedades después de atravesar un conflicto.

Este es un riesgo clave para los proyectos de desarrollo de los medios de comunicación que operan en estos entornos, especialmente aquellos en los que los medios de comunicación han desempeñado tradicionalmente un papel clave para avivar las flamas del resentimiento o la desconfianza.

Los proyectos sensibles al conflicto deben incluir un análisis en profundidad de los divisores y conectores en el entorno del conflicto que, a su vez, ayudará a configurar la estrategia de intervención.

En términos generales, la estrategia debe considerar formas de garantizar la inclusión adecuada de diversos grupos de interesados en todos los procesos de consulta; la participación equitativa en las actividades del proyecto; la supervisión para captar los cambios en el entorno operativo; y la consideración de cuestiones relacionadas con la conflictividad en las prácticas organizativas (por ejemplo, la contratación y la seguridad).

Sensibilidad a la discapacidad (Formularios de solicitud)

Este ámbito se centra principalmente en ofrecer un acceso adecuado a las actividades de los proyectos a las personas con discapacidad, así como en esforzarse por cambiar las actitudes negativas hacia los discapacitados.

Los donantes esperan que los postulantes hagan referencia a las medidas adecuadas en las propuestas de proyectos y, cuando sea pertinente, que desglosen los indicadores para reflejar el impacto en los grupos de identidad clave.

Sensibilidad/equidad de género (Formularios de solicitud)

Las consideraciones de género se integran en la gran mayoría de los programas financiados por los donantes, pero el enfoque deseado se interpreta a menudo de forma errónea.

La equidad no es tan simple como garantizar que los grupos de participantes estén debidamente equilibrados entre hombres y mujeres o que los esfuerzos de investigación garanticen que el 50% de los encuestados sean mujeres.

La inclusión es importante, pero la capacitación y la toma de decisiones también son factores clave.

Los donantes también quieren ver propuestas que rompan los estereotipos de género colocando a las mujeres en funciones no tradicionales y que promuevan la igualdad de oportunidades en las campañas de contratación.

Sinergias (Formularios de solicitud)

Se anima a los organismos de ejecución a que busquen sinergias con otras organizaciones que trabajen en el mismo ámbito, garantizando así que los recursos puedan ponerse en común cuando sea posible y que se evite la duplicación de esfuerzos.

La identificación de las sinergias es un aspecto vital de la coordinación efectiva dentro de una comunidad de desarrollo que depende de múltiples subvenciones de múltiples fuentes y que no opera necesariamente según una estrategia regional o nacional.

Socio menor (Partes interesadas)

Los co-postulantes o socios de un consorcio se denominan a veces "socios menores".

Este término no resta importancia a su papel en un proyecto. Simplemente indica que no son el socio principal (o "prime" en la jerga estadounidense) y, por tanto, no serán firmantes directos del contrato con el financiador.

En el lenguaje de la UE, los sub-beneficiarios son terceras partes que reciben apoyo financiero a través de programas de sub-subvenciones designadas (ver "Apoyo a terceras partes").

Los donantes estadounidenses suelen referirse a las organizaciones distintas del socio principal como "sub-beneficiarios" y las plantillas presupuestarias de Estados Unidos ofrecen espacio para presentar asignaciones presupuestarias distintas para estas organizaciones (con un margen o gastos generales de gestión separados).

Sostenibilidad (Formularios de solicitud)

Se abusa mucho del término y a menudo se malinterpreta.

Las solicitudes de la UE piden un tratamiento de la sostenibilidad bajo títulos temáticos específicos: institucional, político, financiero y medioambiental que dan una idea de las áreas en las que se puede alcanzar un nivel de sostenibilidad.

Fundamentalmente, el debate sobre la sostenibilidad debe tener en cuenta

(a) cómo pueden continuarse las actividades básicas una vez finalizado el financiamiento de la subvención o

(b) cómo serán asimilados por los beneficiarios del proyecto.

Por ejemplo, un programa de formación de periodismo podría considerarse "sostenible" si su programa de estudios o sus ayudas al aprendizaje fueran adoptados posteriormente por un centro local que ofrezca cursos de formación profesional para periodistas.

Del mismo modo, la sostenibilidad de un programa de televisión podría estar garantizada si un canal de televisión local lo encargara al final del proyecto.Sub-beneficiario (Partes interesadas)

Subcontratación (Presupuestos)

La proporción de actividades presupuestadas que pueden ser subcontratadas suele tener un límite estipulado en los términos de referencia (entre el 5% y el 10% es habitual).

La idea es garantizar que la mayor parte de las actividades sean realizadas por los organismos de ejecución aprovechando sus propios recursos y redes de confianza.

En los casos en los que los contratistas desean involucrar a terceros proveedores, la disposición suele presentarse en la propuesta y el presupuesto del proyecto.

No obstante, en los programas financiados por la UE, los subcontratos se rigen por las normas de contratación y los contratos por encima de un valor determinado deben sacarse a concurso.

Ejemplos típicos de actividades que se subcontratan son la investigación cuantitativa, la postproducción y el desarrollo técnico.

Suma alzada (Presupuestos)

En los casos en que no sea posible calcular los costos unitarios, algunos donantes (en particular la UE) pueden permitir que se presente en el presupuesto una suma alzada, total o prorrateada.

Estos costos "simplificados" se revisan caso por caso y suelen ser objeto de negociación tras la adjudicación de un contrato.

En general, la UE no aceptará sumas alzadas cuando sea posible una alternativa y puede pedir que las sumas alzadas se desglosen en costos unitarios durante la ejecución del proyecto.

Supuestos (Formularios de solicitud)

Se anima a los autores de proyectos a reconocer y documentar los factores que deben darse para que un proyecto sea viable.

Según la UE, los supuestos son

"factores ajenos a la gestión del proyecto que pueden influir en la relación producto-resultado".

Es probable que incluyan cuestiones medioambientales, políticas, sociales y económicas. Los supuestos suelen formar parte del marco lógico o de la Teoría del Cambio y deben considerarse conjuntamente con los riesgos a efectos de evaluación.

Teoría del cambio (Formularios de solicitud)

Una Teoría del Cambio establece el vínculo entre lo que un proyecto hace realmente y el impacto que espera producir.

Para ello, se identifican los objetivos a largo plazo y, a continuación, se determinan los resultados y productos necesarios para alcanzarlos. Los resultados deseados proporcionan la base para identificar el tipo de actividad más eficaz.

Una Teoría del Cambio puede desarrollarse para cualquier nivel de intervención: un evento, un proyecto, un programa, una política, una estrategia o una organización. Permite mejorar la evaluación, ya que el progreso hacia los objetivos a largo plazo puede medirse a través de la cadena de resultados.

Una Teoría del Cambio suele presentarse como un gráfico que comprende una serie de recuadros que van desde los insumos hasta los productos, pasando por los resultados y, finalmente, el impacto. Por tanto, ofrece una percepción más visual de la razón de ser de un proyecto que un marco lógico.

Términos de referencia (Convocatoria de propuestas y TdR)

También conocidos como Declaración de Necesidades, los Términos de Referencia (TdR) establecen la visión del programa por parte del donante, destacando los objetivos estratégicos y los resultados deseados o previstos.

Los términos de referencia varían enormemente en cuanto al nivel de detalle presentado, desde unas pocas líneas hasta decenas de páginas.

Se recomienda encarecidamente a los postulantes que se aseguren de que sus ideas de proyecto se ajustan claramente a los parámetros de los términos de referencia: las solicitudes que responden sólo a una parte de los términos de referencia rara vez tienen éxito.

En el caso de las licitaciones en dos fases, este documento sólo podrá publicarse después de que los candidatos hayan sido preseleccionados.

Verificación de los gastos (Presupuestos)

Además del presupuesto de gastos imprevistos, los contratos de servicios incluyen una provisión para la verificación de gastos.

Se trata del costo de la(s) auditoría(s) que el consorcio ejecutor está obligado por contrato a realizar según un calendario determinado.

La liberación de más fondos suele depender de los resultados de la auditoría. La cantidad asignada para la verificación de los gastos se indica en los términos de referencia y no puede modificarse.

Visibilidad (Formularios de solicitud)

La exigencia de que los proyectos sean "visibles" y, en particular, de que se reconozca la fuente de su financiamiento en las comunicaciones externas varía de un programa a otro y a menudo se modula en función de las sensibilidades locales y los problemas de seguridad del país (o región) de destino.

Por regla general, los donantes quieren que se reconozca la fuente de financiamiento y sólo harán excepciones cuando esto pueda comprometer la seguridad de las organizaciones ejecutoras y los beneficiarios.

Los principales financiadores, como la UE, tienen un amplio conjunto de directrices relativas a la presentación de su emblema y la fraseología del reconocimiento.

Algunos también tratan de determinar el posicionamiento de la marca de la organización ejecutora en relación con la suya propia.

En el caso de los programas de mayor envergadura, las cuestiones de visibilidad deben abordarse en un plan de comunicación que detalle las plataformas y medidas que se adoptarán para promover el proyecto y compartir sus resultados.