5. Tipos de solicitud
Este módulo examina los diferentes procesos que existen y los trámites que se le pedirán.
También considera el diseño del proyecto y el proceso de presentación.
Introducción
Está claro que cada donante tiene sus propios procedimientos, muchos de los cuales han evolucionado con el tiempo y siguen evolucionando, por lo que no existe una propuesta única para todos. Sin embargo, hay muchos puntos en común que permiten a los postulantes adaptar con éxito las ideas de los proyectos para múltiples postulaciones.
Los puntos que se muestran a continuación abarcan los diferentes procesos que son relevantes para la comunidad de desarrollo de los medios de comunicación. Por supuesto, hay otros que no se abordan aquí, pero la intención es dar a conocer los enfoques más utilizados.
Procesos comunes
Responder a convocatorias abiertas sin plazos de presentación
Varios donantes -principalmente fundaciones- tienen procesos de postulación abiertos, por los que las organizaciones pueden pedir financiamiento en cualquier momento utilizando plantillas y procedimientos de postulación estándar. Algunos tienen dos o tres plazos a lo largo del año.
Este es probablemente el enfoque más conveniente, ya que permite a los postulantes dedicar más tiempo a la preparación de sus postulacioneóns y presentar una postulación sólo cuando todos los elementos estén listos.
Sin embargo, estos programas también son muy competitivos y reciben un número muy significativo de postulaciones. Es difícil no llegar a la conclusión de que, en algún momento del año, deben sobrepasarse (es decir, quedarse sin fondos disponibles).
Acercamiento directo de los donantes
En raras ocasiones, los donantes se dirigen a una organización ejecutora para pedirle que participe en una convocatoria cerrada de propuestas o que prepare una propuesta sobre un tema específico.
También pueden pedir a una organización con un programa en curso que postule a un financiamiento de seguimiento si se considera que el proyecto va especialmente bien y merece ser continuado.
No obstante, la mayoría de los donantes desean mantener una reputación de equidad y transparencia, por lo que los enfoques directos son excepcionales. Lo más habitual es un proceso de licitación en el que el titular se defiende de los desafíos de otros aspirantes.
Presentaciones a los donantes sin solicitar un programa específico
A menos que los donantes indiquen específicamente que no aceptan propuestas no solicitadas o que se ha lanzado un procedimiento abierto en un ámbito relacionado, es posible compartir ideas y notas conceptuales de forma ad hoc, sobre todo si se tiene una buena relación de trabajo con los encargados y se cree que la propuesta es oportuna (por ejemplo, relacionada con un acontecimiento o una crisis).
En la gran mayoría de las ocasiones, el donante le remitirá a un próximo programa o le responderá que no tiene fondos disponibles en ese momento. Si es que responden. Los enfoques directos se utilizan a menudo para conseguir cofinanciamiento, pero hay que tener en cuenta que la mayoría de los programas de los donantes carecen de flexibilidad y tienen que saltarse sus propias normas para asignar subvenciones directas. Además, no quieren sentar un precedente peligroso.
Convocatorias de propuestas
Las convocatorias de propuestas abiertas son el modelo más común y generalmente es un proceso de una sola etapa donde los postulantes que son elegibles presentan una única postulación.
Según este modelo, probablemente escogerán la propuesta que incluya un presupuesto detallado y un marco lógico, presente una respuesta exhaustiva al objetivo, los temas y/o las prioridades de los términos de referencia publicados.
Las postulaciones se evalúan de acuerdo con los criterios publicados y las subvenciones pueden concederse a uno o varios postulantes seleccionados, en función del reparto de la dotación financiera.
Los niveles de respuesta a las postulaciones no aceptadas varían desde una simple carta de rechazo hasta oportunidades formales para discutir las deficiencias de la propuesta durante una llamada telefónica con el responsable de la subvención.
ESTUDIO DE CASO: EL PROCESO DE POSTULACIÓN DE SUBVENCIONES DE LA UE
La mayoría de las convocatorias de la UE se basan en un proceso de tres fases:
1- Notas de concepto
Se invita a los postulantes a presentar una nota conceptual de cinco páginas en primera instancia.
2- Solicitud completa
A continuación, se comprueba la elegibilidad de las notas conceptuales y se las evalúa en función de la solidez/pertinencia de su contenido. Los postulantes preseleccionados deben preparar una postulación completa que consiste en una descripción, un presupuesto y un marco lógico.
Las subvenciones se conceden provisionalmente sobre la base de la información contenida en ellas.
3 - Comprobación de la elegibilidad
La tercera fase comprende una comprobación detallada de la elegibilidad, durante la cual se revisan los documentos institucionales cargados en el portal de subvenciones de la UE y se puede solicitar más documentación. Es excepcionalmente raro que se rechace una postulación en esta fase.
Algunos postulantes no seleccionados pueden ser informados de que su propuesta se mantiene en una "lista de reserva" a la espera de que se compruebe la elegibilidad de las postulaciones aceptadas. Con el mismo criterio, las posibilidades de obtener una subvención de la lista de reserva son muy escasas.
Otros donantes, aparte de la UE, llevan a cabo procesos similares, normalmente sin la tercera fase. El objetivo de las notas conceptuales es reducir la inversión de tiempo y esfuerzo en la elaboración de largas propuestas para los programas con exceso de postulaciones.
Extrañamente, en algunas convocatorias de la UE se pide a los postulantes que presenten una nota conceptual y una postulación completa al mismo tiempo, aunque el proceso de evaluación interna es supuestamente el mismo. El objetivo es, presumiblemente, reducir el largo plazo del proceso de postulación, pero no contribuye a reducir la frustración de los postulantes no seleccionados.
Para más información, consulte la sección Solicitudes y postulaciones del léxico de recaudación de fondos que acompaña a esta guía.
Licitaciones
Sólo las grandes agencias internacionales se presentan a las licitaciones como socio principal, aunque se fomentan mucho las asociaciones locales como parte de un consorcio.
Esto se debe en parte a que el riesgo financiero asociado a los contratos de servicios es considerable, pero también porque los organismos más pequeños suelen carecer de la capacidad financiera y técnica necesaria para cumplir con los criterios de elegibilidad. Dicho esto, un rol como miembro del consorcio (es decir, no como líder) puede ser muy atractivo desde el punto de vista económico y conlleva unos gastos burocráticos mínimos.
Las licitaciones de contratos de servicios comienzan con una previsión que puede publicarse varios meses antes de que se lance formalmente la licitación.
El lanzamiento está marcado por la publicación de un anuncio de licitación que generalmente incluye información mínima sobre el programa, el monto del presupuesto y los criterios básicos de elegibilidad (incluyendo la capacidad financiera y técnica).
Se anima a los licitadores a formar consorcios con el fin de cumplir estos criterios y se les invita a presentar una expresión de interés en la que se expongan sus credenciales técnicas y financieras, así como ejemplos de resultados recientes.
Consorcios
Los consorcios se preseleccionan sobre la base de la expresión de interés.
A continuación, los candidatos preseleccionados (normalmente hasta ocho en el caso de los contratos de servicios de la UE) reciben loa términos de referencia, que ofrecen un desglose detallado de las tareas y los flujos de trabajo necesarios, así como las cualificaciones prescritas para el personal clave.
Los consorcios disponen de un máximo de 60 días para elaborar postulaciones técnicas y financieras que respondan a los términos de referencia. Una parte importante de este proceso es identificar y asegurar a las personas cuyos currículos se presentarán como parte de la postulación.
Muy a menudo representan una proporción significativa de la puntuación global y, por lo tanto, es vital asegurarse de que sus habilidades y experiencia coincidan con las presentadas en los Términos de Referencia lo más cerca posible.
Postulaciones técnicas
Las postulaciones técnicas son evaluadas por un comité a puerta cerrada y se puntúan según la matriz de evaluación. En ocasiones, el comité puede solicitar entrevistas con los candidatos a los puestos de expertos clave para evaluar la exactitud de la información contenida en sus CV, así como para discutir su visión del proyecto.
Por lo general (y sin considerar el impacto de Covid-19), los resultados de estos procesos se anuncian con bastante rapidez y el consorcio ganador empieza a trabajar en cuanto se firma el contrato.
Las licitaciones son duras, requieren un periodo de trabajo muy intenso y exigen recursos considerables. Las agencias más importantes dedican equipos de 6 a 8 personas a las grandes licitaciones, además de recurrir a expertos externos. Hay un alto grado de sensibilidad respecto a los conflictos de interés y el uso de información privilegiada, lo que significa que las impugnaciones son relativamente comunes y las agencias de la UE se las toman muy en serio. Si se plantea una controversia durante el proceso de licitación, la evaluación puede quedar en suspenso hasta que se resuelva la cuestión.
Contratos marco
Los contratos canalizados a través de acuerdos marco son cada vez más comunes.
Suelen estar estructurados por temas o pueden formar parte de un programa de financiamiento más amplio (por ejemplo, el Fondo de Estabilidad de Conflictos y Seguridad [En] gestionado por la F CDO).
En términos sencillos, un contrato marco es una lista cerrada de proveedores preferentes que compiten por subvenciones ad hoc, aunque también pueden incorporar socios ajenos al marco como miembros de un consorcio.
Se supone que los procedimientos se simplifican y el plazo que se da a las organizaciones para preparar sus postulaciones suele ser muy ajustado.
Aunque la cuantía de las subvenciones vinculadas a los contratos marco puede ser considerable, este no es un planteamiento que tenga buena acogida entre muchos organismos implementadores, que argumentan que los procedimientos son opacos y están sesgados a favor de las organizaciones que tienen los recursos y el historial para solicitarlos.
Sub-subvención
Hay que tener en cuenta que existen dos interpretaciones diferentes de la sub-subvención. Para los donantes estadounidenses, un sub-beneficiario es efectivamente un socio ejecutor que se nombra en la postulación y que recibe una parte acordada del presupuesto disponible. En el caso de los programas de la UE, un sub-beneficiario es el receptor de un "apoyo financiero a terceros" que solicita una subvención en régimen de concurrencia competitiva tras la puesta en marcha del proyecto. Los párrafos siguientes se refieren a esta última interpretación.
En los últimos años, los donantes han querido trasladar a las organizaciones ejecutoras los gastos [En] administrativos asociados a la gestión de las subvenciones. Esto implica incluir un componente de sub-subvención en un contrato de subvenciones [En] o de servicios más amplio.
Según este acuerdo, el contratista asigna y administra un número finito de pequeñas subvenciones de acuerdo con las normas de responsabilidad establecidas por el donante.
De hecho, las organizaciones ejecutoras asumen el papel de donantes por derecho propio.
Ventajas de las sub-subvenciones
Las sub-subvenciones son ventajosas porque permiten incluir a las pequeñas OSC y a los medios de comunicación de los países socios, que no podrían optar a subvenciones mayores, recibir financiamiento de los donantes.
Las sub-subvenciones pueden asignarse con relativa rapidez y la carga administrativa que conllevan suele ser menor que la de las convocatorias de propuestas gestionadas por los donantes.
Inconvenientes de las sub-subvenciones
Sin embargo, constituyen una importante carga de trabajo para la organización administradora, que tiene la obligación de ayudar a los beneficiarios sin experiencia en la gestión de proyectos y en la elaboración de informes financieros.
Riesgos de las sub-subvenciones
El donante también está expuesto a un mayor grado de riesgo, ya que el cumplimiento de la información financiera depende de los sistemas internos de los beneficiarios [En], que pueden no ser adecuados. En última instancia, el peso de la responsabilidad recae en el donante.
Se ha intentado presionar a la comunidad de donantes para que faciliten los procesos de sub-subvenciones introduciendo una carga de trabajo más ligera para todos los implicados y prestando mayor atención a la tutoría del trabajo de los beneficiarios y garantizando que el financiamiento aporte un valor agregado.
Hasta la fecha, estos esfuerzos no han dado lugar a ninguna concesión importante.
Planificación y diseño de un proyecto
Podría decirse que los mejores proyectos son los que se basan en una idea preexistente que se adapta a los fines de la postulación.
Estos ofrecen a los postulantes la posibilidad de demostrar que el enfoque principal está probado y comprobado, al tiempo que cuentan con la suficiente flexibilidad para incorporar la innovación o adoptar temas específicos.
Los proyectos que se desarrollan desde cero para "marcar las casillas" tienden a parecer artificiales y escenificados.
El margen de creatividad suele venir determinado por el tipo de contrato en cuestión. Los términos de referencia de los contratos de servicios suelen ser muy prescriptivos, mientras que las directrices de las convocatorias de propuestas [En] ofrecen un margen de maniobra mucho mayor.
Dicho esto, las directrices muy generales suelen dejar a los postulantes adivinando lo que el donante busca realmente y suelen ser objeto de interpretaciones erróneas.
Gestión de postulaciones
Las grandes agencias suelen nombrar a un gestor de postulaciones dedicado a supervisar todo el proceso, pero esto, por desgracia, es un lujo que pocos pueden permitirse.
Sin embargo, hay procedimientos de gestión estándar que vale la pena tener en cuenta, incluso si se asignan múltiples funciones a las personas en cuestión.
Pueden resumirse así:
Comience por recopilar todo el material que pueda utilizarse para completar el esqueleto que ha elaborado (véase el séptimo paso: elaborar un esqueleto narrativo en el módulo de diseño del proyecto para orientarse).
Es importante tener una idea clara de la cantidad con la que hay que trabajar y esto permitirá a los contribuyentes a comenzar rápidamente.
Centralizar toda la documentación relevante para la postulación, idealmente en una plataforma que permita editar colaborativamente.
Organice chequeos periódicos con todos los implicados. Algunos colaboradores serán más autosuficientes que otros, pero usted querrá evitar que un redactor produzca montones de textos que no se ajusten a los requisitos o que se basen en suposiciones incorrectas.
Garantizar un control adecuado de las versiones de los documentos, ya sea compartiéndolos en línea o controlando quién tiene el control del documento maestro.
Evite incumplir sus propios plazos.
Inevitablemente, los plazos internos se deslizarán a lo largo del proceso de redacción de la postulación, pero usted debe liderar con el ejemplo y hacer todo lo posible para que se cumplan los plazos globales.
Priorizar a las tareas y/o componentes de la postulación que marcarán la diferencia entre el fracaso y el éxito.
Todas las postulaciones constan de elementos que son cruciales para el proceso de evaluación y de aquellos que son "agradables de tener".
Si tiene recursos limitados, céntrese en los aspectos que realmente importan – por ejemplo, un resumen ejecutivo convincente, una sólida teoría de cambio [En] y un robusto análisis de riesgos.
Construya una red de colaboradores en los procesos de redacción de propuestas y mantenga una lista de reserva.
Es posible que tenga que recurrir al asesoramiento de expertos o a recursos adicionales en el último momento (sobre todo si uno de los miembros de su equipo se ve obligado a renunciar).
Merece la pena desarrollar una amplia red de colaboradores de probada eficacia, sobre todo expertos en áreas que figuran regularmente en los programas de los donantes, como la igualdad de género, el deber de diligencia y seguimiento y evaluación.
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