Presupuestos
El léxico completo de recaudación de fondos (A-Z) se encuentra en
Apoyo a terceros
Este tipo de apoyo suele estar relacionado con los fondos que los contratistas pueden pasar a los beneficiarios locales como parte de un programa de sub-subvención.
La proporción del presupuesto global del proyecto que puede canalizarse a través de la subvención suele estar estipulada en los términos de referencia, que también define los límites máximos de financiamiento y los criterios de elegibilidad de los beneficiarios.
El objetivo de la sub-subvención es transferir parte de la carga administrativa del donante a un intermediario, lo que hace posible la concesión de múltiples pequeñas subvenciones.
Las normas para informar sobre los gastos de las sub-subvenciones suelen ser tan estrictas como las de las subvenciones directas.
Cofinanciamiento
Algunos programas -en particular los contratos de subvención de la UE- incluyen el requisito de un determinado porcentaje del presupuesto que debe ser aportado por otra fuente.
Las normas que regulan cuál puede ser esta fuente se definen en los Términos de Referencia pero, en términos generales, el cofinanciamiento procede de otros donantes y/o de los propios recursos financieros de la organización ejecutora.
Las contribuciones en especie no suelen ser formas aceptables de cofinanciamiento, ya que todos los gastos (estén o no cubiertos por la subvención) deben ajustarse a las normas contables establecidas por el donante principal.
En otras palabras, si un donante aporta el 80% del financiamiento, la organización ejecutora tendrá que demostrar que ha gastado el 100% de los costos directos para recibir el importe total de la contribución del 80%.
El cofinanciamiento es una cuestión controvertida, ya que supone un gran reto para aquellas organizaciones que no disponen de recursos financieros propios o de un patrocinador institucional que esté dispuesto a cubrir el déficit.
Los donantes sostienen que la cofinanciamiento refleja la fe en un proyecto y el compromiso de responsabilidad compartida
Contribuciones de terceros
Los organismos de ejecución pueden recurrir a las contribuciones de terceros que no tienen un valor financiero, pero que, sin embargo, aumentan los beneficios percibidos de la intervención.
Contribuciones en especies
Las definiciones de las "contribuciones en especies" suelen ser confusas.
La opinión generalizada es que estas contribuciones se refieren a cualquier servicio prestado a un proyecto que tiene costos indeterminados y que, por tanto, no puede ser respaldado por pruebas financieras específicas.
Estas contribuciones son generalmente incuantificables y, aunque pueden aportar un valor añadido a un proyecto, en términos contables no pueden considerarse un costo subvencionable.
Las contribuciones en especies son especialmente relevantes en los programas que requieren un porcentaje de cofinanciamiento.
Costos compartidos
El reparto de costos es un principio favorecido por los donantes estadounidenses y tiene similitudes con el concepto de cofinanciamiento de la UE. Sin embargo, el reparto de costos es más ambicioso que el cofinanciamiento.
En la fase de propuesta, se pide a los postulantes que demuestren su compromiso de cubrir un porcentaje de los costos del proyecto con otras fuentes.
En el caso del financiamiento estadounidense, debe tratarse de fuentes ajenas al Gobierno Federal. Los principios establecidos por la Oficina de Administración y Presupuesto de EE.UU. pueden encontrarse aquí [En].
Estos compromisos suelen ser objeto de un plan de reparto de costos que forma parte de la solicitud. El plan debe proporcionar estimaciones "realistas, manejables y admisibles" de las contribuciones directas de las organizaciones participantes o del financiamiento apalancado de otras fuentes de donantes.
La definición de los costos permitidos es mucho más amplia en el caso del financiamiento estadounidense que, por ejemplo, en los programas de la UE. Los costos compartidos pueden incluir el tiempo y las instalaciones de los voluntarios, las subvenciones de tiempo de emisión o de espacio publicitario, o las subvenciones de productos y servicios comerciales.
En los programas de subvención se suele incluir un elemento de reparto de costos, con lo que se transfiere parte de esta responsabilidad a los beneficiarios.
Costos directos
Se consideran "costos directos" todos los costos relacionados con los recursos humanos específicos del proyecto, los viajes y los viáticos, el equipamiento, los eventos, la investigación, los servicios financieros, etc.
En otras palabras, se incurre en ellos directamente por las actividades y la ejecución del proyecto. En la mayoría de las plantillas presupuestarias, los costos directos se agrupan en títulos genéricos (personal, viajes, equipos, etc.) e incluyen subcontratos, sub-subvenciones y asignaciones de socios.
Para todos los costos directos se requiere documentación justificativa en forma de nóminas, recibos, facturas, recibos desglosados y rendiciones. Cuando se trate de personal asalariado, los donantes pueden exigir hojas de asistencia en las que se detallen los días trabajados en el proyecto.
Costos indirectos
En reconocimiento del hecho de que no es posible detallar todos los costos incurridos por una organización ejecutora, la mayoría de los donantes proporcionan una asignación para "costos indirectos".
En general, los "costos indirectos" son costos de funcionamiento fijos que incluyen las contribuciones al alquiler, las comunicaciones, los servicios jurídicos, la alta dirección, el apoyo informático, etc.
Esta asignación suele calcularse como un porcentaje de los costos directos (los contratos de subvención de la UE, por ejemplo, ofrecen hasta un 7%, mientras que los contratos del gobierno de EE.UU. permiten a los postulantes utilizar un Acuerdo de Tasa de Costos Indirectos Negociados - NICRA).
Hay que tener en cuenta que esto está directamente relacionado con los gastos del proyecto, por lo que, para recibir el valor total de los costos indirectos, un organismo de ejecución tendrá que desembolsar la totalidad de los costos directos.
Costos subvencionables
Los pliegos de condiciones suelen proporcionar información explícita sobre la naturaleza de los costos que pueden ser financiados por el proyecto.
Por lo general, se determinan mediante las rúbricas genéricas presentadas en las plantillas presupuestarias, pero pueden proporcionarse otras orientaciones para evitar dudas.
En la mayoría de los contratos, los costos subvencionables cubrirán todos los despliegues, los gastos generales de producción, los costos de investigación, etc., pero suele haber una zona gris en torno a las contribuciones a los salarios del personal a tiempo completo (véase "Costos directos" y "Margen").
Estos pueden ser renegociados durante la fase de contratación.
Algunos ejemplos comunes de costos no subvencionables son los gastos de débito, las pérdidas por cambio de moneda, los créditos a terceros y los costos salariales de los funcionarios.
Costo unitario
La mayoría de los presupuestos se basan en costos unitarios, por lo que el postulante determina la unidad pertinente para cada línea de costo (es decir, día, mes, artículo), así como el valor de dicha unidad, y a continuación calcula el número de unidades que serán necesarias. Se espera que los informes financieros estén vinculados a los mismos costos unitarios.
Financiamiento básico
Se trata esencialmente de un financiamiento que cubre los gastos generales fijos, incluidos los costos de personal a tiempo completo y los gastos de funcionamiento, y que se asigna para garantizar que los beneficiarios puedan seguir funcionando a largo plazo sin depender de un nivel constante de ingresos del proyecto.
El financiamiento institucional o básico es el Santo Grial para la mayoría de las organizaciones de desarrollo, ya sean organizaciones benéficas, ONG o fundaciones.
El financiamiento básico ofrece a las organizaciones un mayor espacio para invertir en el desarrollo empresarial, la investigación, laelaboración de políticas, la comunicación y otras áreas que son difíciles de incluir en los presupuestos de los proyectos.
Les aísla del impacto económico de los cambios en el panorama de los donantes o de los picos y caídas que son una característica inevitable de las operaciones sin ánimo de lucro.
Muy pocos donantes ofrecen oportunidades de financiamiento básico; lo más frecuente es que este tipo de apoyo financiero lo proporcionen los gobiernos, las fundaciones o las organizaciones afiliadas.
Financiamiento programático
Este término se utiliza para describir el financiamiento que no está basado en proyectos.
Los "programas" suelen ser temáticos o geográficos y se definen como un conjunto de subproyectos interrelacionados, unificados por una visión global, objetivos comunes y contribución a los objetivos estratégicos, que ofrecerán resultados e impactos sostenidos dentro de las áreas prioritarias de un donante.
Los programas suelen elaborarse y negociarse en estrecha colaboración con los gobiernos nacionales y otros donantes, por lo que deben
reforzar la apropiación local
promover la integración de los resultados del programa en la toma de decisiones local y
aumentar las oportunidades de cofinanciamiento
El enfoque se basa en la premisa de que las actividades basadas en proyectos proporcionan a los países beneficiarios muy poca influencia en la transformación de todo el sector, mientras que un enfoque programático tiene más probabilidades de ofrecer sinergias y resultados que beneficien a todas las partes interesadas.
Gastos generales
Los gastos generales son, por lo general, costos de gestión que incluyen los costos fijos en los que incurren las organizaciones en su base de operaciones, así como los gastos específicos de los proyectos relacionados con el personal en puestos de gestión, logísticos o administrativos.
Cubrir los gastos generales con los ingresos de los proyectos sigue siendo un reto importante, sobre todo para las organizaciones que no cuentan con financiamiento básica sin restricciones, dotaciones o apoyo institucional.
En su mayor parte, los gastos generales se cubren en parte con las asignaciones para costos indirectos (véase "costos indirectos") y en parte con las contribuciones a los salarios que se presentan como costos directos de una acción.
Gastos imprevistos
Los contratos de servicios de la UE también incluyen una dotación fija para gastos imprevistos que se refiere a todos los costos que quedan fuera de la parte del presupuesto basada en las tasas.
Las normas relativas a los gastos imprevistos suelen estar detalladas en los términos de referencia e incluyen ámbitos como los viajes, los gastos de celebración de actos, los estudios de investigación, el diseño gráfico, el desarrollo técnico, la traducción y los materiales de visibilidad.
No es posible que los contratistas cobren una comisión de gestión por los gastos imprevistos y los informes financieros deben incluir pruebas documentales detalladas de los costos reales incurridos.
Se requiere una modificación del contrato para transferir fondos del presupuesto de gastos imprevistos al presupuesto basado en tasas. No es posible transferir fondos en sentido contrario.
Margen
El término "margen" se utiliza con mayor frecuencia en relación con los contratos basados en honorarios y es efectivamente la diferencia entre los costos reales de un despliegue y la tarifa acordada.
Por ejemplo, si la tarifa diaria de un experto es de 800 euros, pero el experto cobra 500 euros al día, el margen sería de 300 euros. Los contratistas utilizan el margen o "profit" para cubrir sus gastos de gestión y funcionamiento.
En los contratos de servicios de la UE, no existe la obligación de contabilizar cómo se gasta el margen.
Nivel de esfuerzo
El nivel de esfuerzo es un término utilizado para describir la proporción de tiempo que un miembro del personal puede dedicar a un proyecto.
Por ejemplo, si se prevé que un gestor pase un día a la semana apoyando las actividades propuestas, el nivel de esfuerzo (LoE) se presentará como un 20%. Esto se utiliza para calcular la proporción del salario de una persona que puede imputarse razonablemente al presupuesto del proyecto.
Presupuesto basado en honorarios
Un presupuesto basado en honorarios presenta un enfoque simplificado tanto para el diseño del presupuesto como para la presentación de informes financieros. Los costos de un proyecto se estructuran según un número acordado de días de trabajo y a cada día de trabajo se le asigna un valor acordado.
El valor (o tarifa) lo suele determinar el licitador y varía según las categorías de expertos (por ejemplo, clave, senior, junior, etc.).
La tarifa está "cargada", lo que significa que debe cubrir el coste real del experto (es decir, los honorarios de consultoría) y los gastos generales de gestión.
Durante la fase de ejecución, los contratistas informan sobre el cumplimiento de estos días presentando hojas de trabajo firmadas en las que se detalla el número de días trabajados por cada experto a lo largo de un mes.
También puede exigirse documentación adicional, como pruebas de viaje y pagos.
Presupuesto para imprevistos
Algunos donantes permiten incluir en un proyecto una cantidad fija de financiamiento para imprevistos.
Los presupuestos de la UE, por ejemplo, permiten hasta un 5%.
Cuando existe esta opción, los postulantes no suelen estar obligados a incluir un presupuesto para imprevistos que, en cualquier caso, no puede utilizarse sin el permiso de la Autoridad Contratante.
Las plantillas recientes sugieren que muchos programas de la UE han eliminado progresivamente la asignación para imprevistos.
Subcontratación
La proporción de actividades presupuestadas que pueden ser subcontratadas suele tener un límite estipulado en los términos de referencia (entre el 5% y el 10% es habitual).
La idea es garantizar que la mayor parte de las actividades sean realizadas por los organismos de ejecución aprovechando sus propios recursos y redes de confianza.
En los casos en los que los contratistas desean involucrar a terceros proveedores, la disposición suele presentarse en la propuesta y el presupuesto del proyecto.
No obstante, en los programas financiados por la UE, los subcontratos se rigen por las normas de contratación y los contratos por encima de un valor determinado deben sacarse a concurso.
Ejemplos típicos de actividades que se subcontratan son la investigación cuantitativa, la post-producción y el desarrollo técnico.
Suma alzada
En los casos en que no sea posible calcular los costos unitarios, algunos donantes (en particular la UE) pueden permitir que se presente en el presupuesto una suma alzada, con un monto fijo o prorrateado.
Estos costos "simplificados" se revisan caso por caso y suelen ser objeto de negociación tras la adjudicación de un contrato.
En general, la UE no aceptará sumas alzadas cuando sea posible una alternativa y puede pedir que las sumas alzadas se desglosen en costos unitarios durante la ejecución del proyecto.
Verificación del gasto
Además del presupuesto de gastos imprevistos, los contratos de servicios incluyen una provisión para la verificación de gastos.
Se trata del costo de la(s) auditoría(s) que el consorcio ejecutor está obligado por contrato a realizar según un calendario determinado.
La liberación de más fondos suele depender de los resultados de la auditoría.
La cantidad asignada para la verificación de los gastos se indica en los términos de referencia y no puede modificarse.
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